Alasan di Balik Retur Obat yang Begitu Kompleks

Feb 17, 2022

Kami di Farmacare pernah sedikit menganalisa Ketentuan Retur Barang Kadaluarsa dari salah satu distributor nasional. Untuk satu distributor ini saja, ada daftar 27 aturan retur yang berbeda untuk setiap jenis barang, termasuk perbedaan batas waktu penerimaan retur (0, 1, 2, 3, atau 6 bulan sebelum ED), batasan maksimal (tablet: max 10 box), perlu persetujuan principal atau tidak, dan lain sebagainya. Belum lagi aturan standar yang berlaku untuk semuanya, yaitu dilengkapi copy faktur, kemasan harus utuh, batch nomor fisik sesuai dengan faktur, dan produk bukan dari penjualan program discount/ kondisi khusus/bonus. Jika distributor-distributor lain punya kompleksitas ketentuan retur yang serupa (dan sepertinya memang demikian), hampir tidak mungkin bagi apotek untuk memperhitungkan aspek ini pada saat pembelian barang, dan sangat tidak mudah untuk melakukan retur barang saat barang menjelang ED.

Mengapa distributor dan principal obat tidak menerapkan kebijakan yang lebih sederhana dan konsisten? Ada beberapa alasan.

Pertama, memang tidak ada regulasi pemerintah yang mengatur tentang ketentuan retur. Kedua, retur itu memang merepotkan bagi distributor dan principal obat, terlepas dari nilai barang itu sendiri. Distributor harus menyimpan copy faktur selama 5 tahun ke belakang dan mengalokasikan tenaga admin untuk mencari faktur yang sesuai jika terjadi retur. Yang lebih repot lagi, mereka juga harus merevisi entri yang sudah mereka lakukan bertahun-tahun sebelumnya di aplikasi e-faktur pajak. Tidak heran jika mereka berusaha dengan cara halus agar retur dari apotek jarang terjadi.

Siapa yang menjadi korban dari kondisi ini? Apotek! Distributor biasanya menjual produk ke apotek dalam kondisi boks utuh, sehingga distributor hampir selalu bisa menjaga stok di gudang mereka dalam keadaan utuh dan bisa di-retur ke principal. Distributor juga punya jenis barang (SKU) yang relatif lebih sedikit dibandingkan dengan apotek, sehingga kemungkinan barang menjadi ED juga kecil. Apoteklah yang bertugas memecah barang dalam bentuk dus menjadi strip/tablet sesuai yang dibutuhkan konsumen. Yang bisa dilakukan apotek saat ini hanya menyimpan hardcopy faktur dengan baik dan menginput faktur ke sistem aplikasi manajemen apotek dengan seksama hingga ke nomor batchnya. Aplikasi ini juga sebaiknya bisa mengingatkan kondisi barang menjelang ED sejak 6 bulan sebelumnya hingga retur tidak perlu dilakukan secara mendadak.

Aplikasi Farmacare bisa menjadi salah satu pilihan untuk membantu menghindari kerugian dari stok ED, dengan berbagai cara:

Melihat laporan barang yang mau ED dalam 3 bulan, 6 bulan, dan 1 tahun, sehingga bisa memprioritaskan untuk menjual barang-barang tersebut terlebih dahulu, ataupun kalau perlu retur, bisa disiapkan dari jauh hari
Menggunakan data dari laporan barang yang laris dan tidak pernah terjual (dead stock) saat pengadaan barang, sehingga bisa menghindari stok yang mengendap terlalu lama yang beresiko ED
Menggunakan informasi barang mau habis dan rata-rata stok terjual pada fitur Defekta, sehingga bisa melakukan pengadaan secara optimal

Kita harapkan lembaga yang berwenang bisa membuat regulasi mengenai retur obat sehingga menjadi lebih sederhana dan tidak terlalu merugikan apotek.

< Postingan Lebih Lama Postingan Lebih Baru >