Tutorial

Panduan menggunakan aplikasi Farmacare.

Glosarium

Daftar istilah yang akan kamu temui di Farmacare.

FAQ

Pertanyaan yang paling sering ditanyakan mengenai penggunaan fitur Farmacare.

Demonstrasi Penggunaan Aplikasi Farmacare


Pertama kali menggunakan Farmacare?

Simak simulasi berikut untuk melihat bagaimana fitur-fitur penting Farmacare dapat membantu operasional apotekmu.


Kembali ke menu

Buat akun

  • Buka https://app.farmacare.id/ di Google Chrome
  • Klik buat akun
  • Isi informasi nama, nomor telepon, email aktif, dan buat password baru dengan minimal 8 karakter yang terdiri dari huruf dan angka
  • Buka email > buka email verifikasi (Bisa cek di promotion/spam apabila tidak muncul di inbox)
  • Klik verifikasi email kemudian login ke https://app.farmacare.id/ menggunakan email dan password yang sudah dibuat sebelumnya


Kembali ke menu

Install aplikasi

Android

  • Buka https://app.farmacare.id/ di Google Chrome
  • Klik tombol kontrol (yang bertanda 3 titik) di pojok kanan atas
  • Pilih Add to homescreen atau Tambahkan ke layar utama atau install app


iOS

  • Buka https://app.farmacare.id/ di Safari
  • Klik tombol menu (kotak bertanda panah ke atas) di bagian bawah layar
  • Pilih Add to homescreen atau Tambahkan ke layar utama


Kembali ke menu

Buat apotek(outlet)/distributor

  • Buka app.farmacare.id di google chrome
  • Login menggunakan email dan password kamu
  • Klik tombol +Outlet/+Distributor sesuai jenis akun bisnis yang ingin kamu buat
  • Masukan nama outlet, sektor usaha dan kota / kabupaten lokasi bisnismu berada
  • Klik buat outlet


Kembali ke menu

Atur profil apotek

  • Buka menu Pengaturan
  • Klik Profil Apotek
  • Klik edit di pojok kanan atas
  • Isi informasi profil apotekmu
  • Klik simpan


Kembali ke menu

Manajemen pengguna

  • Buka menu Pengaturan
  • Klik Manajemen pengguna
  • Klik + Tambah Akses
  • Masukkan Nama akses (contoh: kasir, gudang, fakturis, dll) beserta deskripsinya
  • Atur halaman/fitur yang ingin diaktifkan/dinonaktifkan untuk jenis akses tersebut
  • Masuk ke anggota tim, lalu tentukan jenis akses untuk masing-masing pegawai


Catatan: kamu tidak bisa mengedit/menghapus akses bawaan Farmacare (Pemilik & Pegawai). Tambahkan jenis akses baru agar sesuai dengan kebutuhan di bisnismu.


Kembali ke menu

Undang anggota tim

  • Buka menu Pengaturan
  • Klik Manajemen pengguna > klik Anggota Tim
  • Klik Undang Anggota
  • Masukkan email anggota yang akan diundang > pilih akses yang akan diberikan
  • Minta anggotamu untuk cek inbox email, kemudian klik Terima undangan yang tercantum pada email
  • Jika belum punya akun, anggota barumu akan diarahkan ke halaman buat akun Farmacare
  • Anggota baru dapat mengisi informasi data diri, terdiri dari nama lengkap, nomor telepon, dan password
  • Anggota baru bisa login dengan akun yang baru saja dibuat


Kembali ke menu

Atur shift pegawai

  • Buka menu Pengaturan > akses pegawai
  • Aktifkan fitur shift pegawai
  • Arahkan pegawai untuk login
  • Shift otomatis dibuka saat klik nama apotek
  • Isi saldo awal dan periode shift yang dibuka > klik mulai shift
  • Apabila sudah selesai shift > klik tutup shift
  • Masukan uang setoran dan catatan (apabila ada)
  • Uang setoran adalah total penjualan tunai per akun yang masuk pada shift tersebut
  • Apabila sudah sesuai klik tutup shift > cetak bukti tutup shift


Kembali ke menu


Atur Metode Pembayaran

  • Buka app.farmacare.id di browser google chrome
  • Buka menu pengaturan > Metode pembayaran kasir
  • Aktifkan toggle metode pembayaran transfer 
  • Klik [+ Rekening]
  • Masukan nama bank dan informasi rekening
  • Klik simpan
  • Pencatatan pembayaran transfer sudah bisa dilakukan


Kembali ke menu



Hubungkan printer struk

Catatan

*Farmacare bekerja dengan baik dengan thermal seperti Printer Panda PRJ-CX80B. Jika menggunakan printer lain, ikuti cara mencari driver printer merek tertentu.


Sebelum melakukan setup printer, unduh driver printer, Java, dan aplikasi QZ Tray melalui link di bawah ini:


Setelah mengunduh driver printer, Java, dan aplikasi QZ Tray, ikuti langkah berikut:


Kembali ke menu

Mencari driver printer merek tertentu

Apabila kamu menggunakan printer selain merk Panda, kamu bisa mencari driver printer yang kamu gunakan melalui Google Chrome. Berikut langkah-langkah yang bisa kamu ikuti.

  1. Masukkan kata kunci “Driver printer [Nama Printer]”. pada mesin pencarian google,
    Note     : Nama printer disini bisa kamu ubah sesuai dengan merk printer yang kamu gunakan
  2. Kamu bisa memilih website yang paling sesuai dan pastikan juga kamu memilih driver yang sesuai dengan model dan tipe printer kamu
  3. Kamu bisa melihat detail model dan tipe printer kamu pada kemasan printer (box)
  4. Setelah mengunduh driver printer yang kamu pilih, kamu bisa meng-install di perangkat kamu.
  5. Sebelum meng-install drivernya, pastikan printer kamu sudah menyala dan terhubung dengan perangkat yang akan kamu gunakan


Kembali ke menu

Upload Katalog Barang

  • Buka app.farmacare.id melalui browser Google Chrome
  • Pilih menu Barang > klik Katalog
  • Klik Tambah Barang > pilih import CSV/Excel
  • Download format dokumen yang disediakan
  • Isi sesuai format yang tersedia.
  • Kolom yang wajib diisi adalah nama, kemasan, kategori, tipe ppn
  • Kolom yang tidak wajib diisi adalah komposisi, stok, harga beli, batch, dan ED (ED wajib diisi hanya jika batch diisi), harga jual
  • Klik upload file > pilih file yang sudah dilengkapi > upload 
  • Apabila gagal upload, unduh laporan dan perbaiki sesuai informasi pada kolom K
  • Hapus kolom K, lalu upload ulang


Catatan

  • Pastikan penulisan kemasan tidak dimasukkan angka maupun tanda baca. Jika ada kemasan bertingkat, gunakan tanda "@" (contoh: Dus @ 3 Blister @ 10 Tablet)
  • Pada kolom PPN, isi dengan ya atau tidak
  • Pada kolom kategori, hanya bisa diisikan dengan pilihan Reguler, OOT, Prekursor, atau Lainnya
  • Untuk Prekursor dan OOT, wajib mengisi komposisi
  • Pastikan kolom harga dan kolom tanggal ED hanya berisi angka dan format penulisannya adalah dd/mm/yyyy atau dd-mm-yyyy

Petunjuk Troubleshoot gagal Upload Data Barang

Error Message Troubleshoot
Pastikan ada judul kolom nama dan kemasan Ketik ulang kolom nama, kemasan, harga jual, komposisi, harga beli, batch, ed
Produk dengan nama ini sudah terdaftar Hapus nama barang yang duplikat
Format ED hanya boleh DD-MM-YYYY atau DD/MM/YYYY. Ubah format tanggal ED (Contoh : 01/01/2024)
Produk dengan nama ini sudah terdaftar pada sistem Pastikan semua barang di sistem dan di dokumen excel tidak ada yang sama, hapus barang yang terduplikasi,
Kemasan tidak boleh kosong. Pastikan kolom kemasan sudah terisi dengan kemasan terkecil yang dijual di apotek
Hanya boleh angka. Hilangkan tanda baca. Pastikan kolom harga dan stok hanya berisi angka dan tidak ada huruf dan tanda baca (.) maupun (,)
Nama tidak boleh kosong. Pastikan kolom nama sudah terisi
Satuan terkecil tidak sama. Masukan satuan jenjang di kolom kemasan dengan lengkap
Nama maksimal 225 karakter. Pastikan nama barang tidak melebihi 225 karakter, hapus spasi sebelum ataupun sesudah nama barang
Batch harus memiliki ED. Pastikan tiap barang yang memiliki nomor batch, ada tanggal ED nya

Buat barang menggunakan database Farmacare

  • Buka menu Barang lalu pilih Katalog
  • Klik Tambah Barang
  • Pilih Katalog Barang Farmacare
  • Cari barang yang ingin kamu input data barangnya melalui kolom pencarian
  • Pilih barang yang diinginkan, lalu klik Tambahkan
  • Setelah klik Tambahkan, akan ada keterangan Sudah di katalogmu sehingga kamu bisa tahu barang apa saja yang sudah kamu input ke dalam katalog


Kembali ke menu

Buat barang secara manual

Apabila barang yang kamu cari di Katalog Barang Farmacare belum tersedia datanya, maka kamu bisa gunakan opsi Buat Barang Baru


  • Klik Tambah Barang, lalu pilih Buat Barang Baru
  • Input data barang secara manual, mulai dari nama barang, satuan terkecil dan jenjang kemasan
  • Scroll kebawah untuk menambahkan katagori, komposisi dan barcode barang
  • Klik tambahkan


Kembali ke menu

Input Nomor Barcode

  • Buka app.farmacare.id melalui google chrome
  • Pencatatan barcode pada aplikasi dilakukan di menu barang > katalog
  • Cari dan pilih barang
  • Klik tombol pensil > scroll kebawah 
  • Masukan nomor barcode di kolom barcode 
  • Nomor barcode bisa digunakan untuk pencarian barang di menu kasir, catat faktur, dan stok opname
  • Klik simpan
  • Barcode barang sudah tercatat



Kembali ke menu

Pengaturan penjualan stok di bawah nol

Kalau kamu ingin mengizinkan penjualan barang meskipun stoknya sudah habis (stok di bawah nol), kamu bisa mengatur fiturnya dengan mudah lewat menu pengaturan. Berikut langkah-langkahnya:


  • Masuk ke menu Pengaturan.
  • Pilih submenu Pengaturan Fitur.
  • Temukan opsi Izinkan Penjualan di Bawah Nol.
  • Aktifkan toggle (geser hingga menyala) kalau kamu ingin mengizinkan penjualan meski stok kosong.
  • Kalau tidak ingin diaktifkan, biarkan toggle tetap dalam posisi nonaktif (✕).


Catatan:

  • Jika fitur nonaktif, penjualan tidak bisa dilakukan ketika stok barang sudah nol atau habis.
  • Jika fitur aktif, kamu tetap bisa menjual barang meskipun stoknya di bawah nol.


Kembali ke menu

Catat penjualan umum

  • Buka menu Kasir
  • Klik +Penjualan
  • Ketik dan pilih nama barang, atau scan barcode bila ada
  • Lanjutkan dan selesaikan transaksi penjualan seperti biasa.
  • Masukkan jumlah barang
  • Masukkan diskon pada kolom diskon bila ada
  • Klik bayar
  • Pilih metode pembayaran
  • Jika memilih tunai, masukkan jumlah uang yang diterima
  • Jika memilih transfer, pilih bank penerima, masukkan keterangan (opsional), dan upload bukti pembayaran (opsional)
  • Klik selesai/simpan


Kembali ke menu


Catat penjualan dengan Harga Pokok + Markup

  • Buka menu Kasir
  • Klik +Penjualan
  • Klik Tipe Transaksi dan pilih Harga pokok +markup
  • Masukkan angka markup sesuai yang diinginkan
  • Masukkan barang ke keranjang (Harga yang tertera sudah otomatis disesuaikan dengan setting harga pokok + margin yang ditentukan)
  • Lanjutkan ke pembayaran



Note: kamu mungkin membutuhkan fitur ini untuk menjual ke tipe customer tertentu dengan nilai markup khusus


Kembali ke menu

Menentukan harga multi satuan

  • Buka menu barang > stok
  • Cari dan pilih nama barang
  • Klik update harga 
  • Aktifkan tombol harga multisatuan 
  • Tentukan harga/markup barang untuk setiap jenis kemasan
  • Apabila sudah sesuai simpan perubahan yang sudah dilakukan
  • Harga setiap kemasan bisa dilihat pada kolom detil harga


Kembali ke menu


Menentukan harga khusus Mitra

  • Buka menu Kasir > Mitra
  • Klik +Mitra
  • Masukkan nama mitra yang berkerjasama dengan apotekmu misalnya BPJS, Asuransi, Dokter/nakes, dll
  • Klik Lanjutkan
  • Klik tombol +Barang
  • Cari barang, klik Pilih
  • Isi harga jual khusus atau markup per kemasan. Kamu bisa menggunakan markup minus untuk diskon.
  • Klik Simpan


Kembali ke menu

Catat penjualan dengan harga Mitra

  • Buka menu Kasir
  • Klik +Penjualan
  • Klik Pembeli
  • Klik Mitra > pilih nama mitra
  • Klik Pembeli > pilih nama pembeli (jika diperlukan)
  • Masukkan barang ke keranjang (Harga yang tertera sudah otomatis disesuaikan dengan pengaturan harga Mitra)
  • Lanjutkan ke pembayaran


Catatan: Kamu masih bisa mengubah mitra setelah menambahkan barang ke keranjang


Kembali ke menu

Pencatatan data pelanggan

  • Buka menu kasir
  • Klik + penjualan
  • Klik pembeli > + Pembeli
  • Pilih tipe pembeli > masukan data pembeli
  • Klik simpan
  • Cari dan klik nama pembeli yang sudah diinput
  • Lanjutkan transaksi
  • Untuk melihat daftar nama pembeli, masuk ke menu kasir > pembeli
  • Kamu bisa mengedit data pembeli maupun menambahkan limit kredit setiap pembeli


Kembali ke menu

Penjualan kredit

  • Kamu bisa melakukan pencatatan penjualan kredit apabila menggunakan add-on fitur Penjualan Kredit
  • Buka menu kasir > +Penjualan
  • Input penjualan di kasir hingga klik bayar
  • Pada metode pembayaran, pilih kredit
  • Pilih pembeli yang sudah ada atau buat baru
  • Atur tanggal jatuh tempo
  • Pilih rekening tujuan, lalu klik lanjut
  • Review transaksi, lalu tekan selesai
  • Cek daftar transaksi kredit di menu kasir > Penjualan Kredit


Kembali ke menu

Menentukan limit kredit

  • Pengguna fitur add-on Penjualan Kredit dapat memberikan limit kredit untuk pembeli
  • Buka menu kasir > pembeli
  • Pilih pembeli yang sudah ada atau klik + pembeli baru
  • Tentukan limit kredit > simpan
  • Pada halaman pembeli maupun saat pengkasiran akan terlihat sisa kredit yang masih bisa digunakan
  • Apabila transaksi sudah melebihi limit kredit, maka angka kredit akan berubah menjadi warna merah


Kembali ke menu


Catat penjualan resep

  • Masuk ke menu kasir
  • Klik [+ Penjualan]
  • Klik [Buat resep]
  • Tambahkan nama dokter dan nama pasien jika tertera pada resep
  • Masukkan barang yang tertera di resep
  • Masukkan uang racik/uang resep per item maupun per resep sesuai dengan kebijakan di apotek
  • Klik tutup
  • Harga obat pada resep akan menjadi satu kesatuan


Kembali ke menu

Retur penjualan

  • Buka Menu Kasir
  • Pilih Riwayat Kasir
  • Cari transaksi yang ingin di retur, dan masuk ke dalam transaksi tersebut untuk melihat detail. 
  • Tekan tombol Retur
  • Pilih barang dan jumlah item yang ingin diretur
  • Aktifkan toggle detail batch untuk pencatatan barang retur sesuai dengan batch
  • Masukkan alasan retur, lalu tekan tombol Retur
  • Transaksi ini akan tercatat sebagai retur, dimana jumlah stok di dalam transaksi ini dikembalikan dan nilai Rp atas penjualan hari ini dikurangi sejumlah transaksi yang diretur.


Kembali ke menu

Lihat rekap barang terjual

  • Buka menu kasir > rekap barang terjual
  • Informasi rekapan barang terjual harian akan terlihat
  • Klik tanggal untuk mengganti periodenya
  • Klik kasir untuk melihat barang yang dijual oleh pegawai
  • Klik unduh apabila laporan ini diperlukan


Kembali ke menu

Lihat Riwayat Penjualan

  • Buka menu, pilih menu Kasir > Riwayat Kasir
  • Ringkasan omzet hari ini akan muncul di bagian atas.
  • Scroll kebawah untuk melihat detail tiap transaksi tercatat.
  • Pasangkan filter yang dibutuhkan untuk melihat riwayat penjualan dengan kategori tertentu.
  • Pilih Periode untuk melihat omzet dan detail pendapatan waktu tertentu.
  • Pilih Kasir Jual/retur untuk melihat pegawai/kasir yang melakukan transaksi maupun retur.
  • Pilih tipe transaksi untuk melihat rekapan transaksi dengan tipe harga tertentu
  • Pilih Bayar untuk melihat rekapan uang yang masuk di apotek berdasarkan metode pembayarannya.
  • Data riwayat penjualan dapat di unduh dengan klik tombol unduh di bagian kanan atas.


Kembali ke menu

Kelola paket penjualan (Product Bundle)

  • Pilih menu Barang
  • Masuk ke halaman Paket Penjualan
  • Klik tombol + Tambah Paket Penjualan untuk mulai membuat paket baru
  • Pilih jenis paket yang ingin kamu buat:
  • Paket Barang: klik + Buat Paket Barang, lalu isi data seperti nama paket, item dalam paket, dan harga jual.
  • Paket Racikan: langkahnya sama seperti membuat paket barang, tapi tambahkan juga signa dan keterangan racikan.
  • Setelah semua data terisi, klik tombol Simpan.
  • Paket yang kamu buat akan muncul di halaman Paket Penjualan.


Catatan:

  • Fitur Paket Penjualan hanya bisa digunakan oleh akun pemilik.
  • Untuk paket racikan, pastikan signa dan keterangannya jelas agar memudahkan proses penjualan di apotek.


Kembali ke menu

Aktivasi QRIS Farmacare

Langkah 1: Aktivasi QRIS Farmacare


  • Masuk ke halaman Pengaturan
  • Pilih opsi Metode Pembayaran Kasir
  • Klik tombol Aktifkan Sekarang pada pilihan QRIS Farmacare
  • Baca dan pahami terlebih dahulu Syarat & Ketentuan Aktivasi QRIS
  • Centang (✓) untuk menyetujui syarat dan ketentuan tersebut
  • Klik Verifikasi untuk mengajukan aktivasi
  • Masukkan password akun Farmacare untuk konfirmasi


Setelah aktivasi selesai, kamu bisa langsung menggunakan QRIS Farmacare untuk menerima pembayaran di apotekmu.


Langkah 2: Melihat dan Mencairkan Dana QRIS ke Rekening


  • Masuk ke fitur Laporan
  • Pilih menu Pembayaran QRIS Farmacare
  • Untuk melihat pembayaran yang masih diproses, buka tab Menunggu Diterima
  • Untuk melihat pembayaran yang sudah masuk ke rekening, buka tab Dana yang Diterima
  • Klik Nomor Penerimaan untuk melihat detail pencairan dana ke rekening


Kembali ke menu

Pembayaran dengan QRIS Farmacare

  • Masuk ke fitur Kasir
  • Klik tombol + Penjualan
  • Input barang atau transaksi yang ingin dibayar
  • Klik tombol Bayar
  • Pilih metode pembayaran QRIS
  • Tunjukkan kode QR dari aplikasi ke pembeli, atau cetak struk dan tunjukkan QR yang tercetak
  • Setelah pembeli menyelesaikan pembayaran, sistem akan otomatis memperbarui status transaksi menjadi Berhasil


Catatan:

  • Semua transaksi yang menggunakan QRIS akan muncul di Riwayat Kasir dengan keterangan “QRIS Farmacare”.


Kembali ke menu

Mutasi keluar

  • Buka menu Mutasi barang > fasilitas
  • Minta kode koneksi apotek dari apotek ingin kamu hubungkan
  • Masukkan kode koneksi
  • Minta apotek tersebut untuk menerima koneksi fasilitas
  • Buka menu Mutasi keluar > + Mutasi
  • Pilih nama apotek penerima mutasi
  • Masukkan nama dan jumlah barang yang akan dimutasikan dan pilih batchnya
  • Klik Kirim
  • Apabila ada barang yang bermasalah (contoh: dikirim 4, diterima 2), maka kamu akan menerima notifikasi bahwa mutasi bermasalah.
  • Kamu dapat memilih antara menerima kembali barang tolakan, atau mengirim barang pengganti.


Kembali ke menu

Mutasi masuk

  • Buka menu Mutasi > Mutasi masuk
  • Pilih mutasi yang akan diterima
  • Klik Terima Barang
  • Klik konfirmasi untuk masing-masing barang
  • Untuk pertama kali menerima mutasi untuk sebuah barang, kamu perlu  mencocokkan nama barang yang diterima dari apotek pengirim ke barang di katalog kamu. Contoh:
  • Apotek pengirim --> Panadol Biru, Apotek penerima --> Panadol Biasa
  • Cocokkan item panadol biru ke panadol biasa di katalogmu
  • Konversikan jumlahnya. Misalnya di apotek pengirim hanya menggunakan satuan strip, sedangkan kamu menggunakan satuan tablet. Maka, panadol biru 1 strip --> konversikan ke panadol biasa 10 tablet.
  • Klik lanjut
  • Masukkan jumlah barang yang kamu terima > simpan
  • Lanjutkan pencocokan dan konversi untuk semua barang
  • Klik selesai
  • Apabila ada barang yang bermasalah (contoh: dikirim 4, diterima 2), maka apotek pengirim akan menerima notifikasi bahwa mutasi bermasalah.
  • Apotek pengirim dapat memilih antara menerima kembali barang tolakan, atau mengirim barang pengganti.


Kembali ke menu

Catat Rekam Medis Elektronik (RME)

  • Masuk ke menu Rekam Medis
  • Klik tombol + Tambah Rekam Medis
  • Lengkapi Informasi Dasar Rekam Medis
  • Pilih atau tambahkan Pasien dan Dokter
  • Gunakan kolom pencarian untuk memilih dari daftar yang sudah ada, atau tambahkan data baru jika belum tersedia.
  • Isi Formulir SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Planning)
  • Setelah semua data terisi dengan lengkap, klik tombol Simpan Rekam Medis


Catatan:

  • Nomor pemeriksaan akan otomatis dibuat oleh sistem dengan format: TahunBulanNomorUrut


Kembali ke menu

Buat E-Resep dan Cetak Etiket

Langkah 1: Membuat Resep di Rekam Medis


  • Masuk ke menu Rekam Medis
  • Pilih data rekam medis pasien yang sudah ada, atau klik +Rekam Medis untuk membuat yang baru
  • Sebelum menyimpan rekam medis, klik tombol + Resep di bagian bawah halaman
  • Jika resep mengandung obat racikan, klik + Racikan
  • Cari dan tambahkan obat racikan melalui kolom pencarian
  • Masukkan dosis dan signa untuk masing-masing obat racikan
  • Klik +Racikan untuk menyimpan racikan tersebut
  • Untuk obat non-racikan, bisa tambahkan langsung melalui kolom pencarian barang, lalu isi dosis dan signa sesuai kebutuhan pasien
  • Setelah semua obat dimasukkan, klik Simpan Resep
  • Klik Simpan Rekam Medis untuk menyimpan hasil pemeriksaan beserta resep pasien.


Catatan:

  • Setelah disimpan, sistem akan otomatis mengirim notifikasi ke bagian Farmasi agar obat segera disiapkan


Langkah 2: Menebus Resep di Farmasi


  • Apoteker atau petugas farmasi klik tombol Tebus Sekarang
  • Masuk ke halaman Penebusan Resep
  • Klik Lihat Detail pada resep pasien yang ingin diproses
  • Klik Tebus Resep untuk memproses resep pasien
  • Transaksi resep akan otomatis muncul di halaman Kasir untuk diselesaikan pembayarannya


Catatan:

  • Fitur e-Resep bisa diakses dari halaman catat rekam medis maupun penebusan resep
  • Setelah transaksi selesai, apoteker bisa mencetak etiket obat dengan klik tombol Cetak Etiket atau mengirim barang pengganti


Kembali ke menu

Tampilkan nama obat resep di struk

  • Masuk ke halaman Pengaturan
  • Klik menu Pengaturan Fitur
  • Aktifkan opsi “Tampilkan Obat Resep di Struk” dengan menggeser toggle ke posisi aktif
  • Klik Aktifkan untuk menyimpan pengaturan
  • Buka halaman Kasir
  • Klik tombol + Penjualan
  • Pilih jenis transaksi Resep
  • Cari dan tambahkan obat racikan melalui kolom pencarian, lalu isi jumlah sesuai kebutuhan
  • Lengkapi Signa, Catatan, dan informasi lainnya
  • Klik Simpan, lalu selesaikan transaksi seperti biasa


Catatan:

  • Nama-nama obat yang diresepkan akan tampil jelas di struk pasien
  • Jika kamu ingin mencetak etiket obat, cukup klik tombol Cetak Etiket sesuai kebutuhan.


Kembali ke menu

Catat faktur pembelian

  • Buka menu Pembelian > Faktur Pembelian
  • Klik Catat Faktur
  • Pilih PBF dari daftar PBF atau tambahkan PBF baru
  • Pilih tipe faktur (faktur dari FC Order, defekta, atau faktur baru)
  • Untuk faktur baru dan faktur dari defekta, sesuaikan pencatatan tipe PPN
  • Belum termasuk PPN: Apabila subtotal harga barang pada faktur belum termasuk dengan PPN, pilih "Belum termasuk PPN 11%", maka nominal PPN akan ditambahkan setelah subtotal.
  • Termasuk PPN: Apabila subtotal harga faktur sudah termasuk PPN, pilih "Termasuk PPN 11%", maka sistem akan membuat perincian harga PPN dari subtotal barang.
  • Tanpa PPN: Apabila pada faktur tidak tertera PPN sama sekali atau barang tidak memiliki PPN, maka pilih "PPN 0%"
  • Masukan nomor faktur, tanggal faktur, tanggal barang diterima, dan tipe pembayaran
  • Masukkan daftar barang beserta jumlah, harga, diskon batch, ED, dan biaya-biaya lain apabila ada.
  • Periksa apakah total yang terinput sudah sesuai dengan faktur fisik
  • Klik Simpan
  • Apabila kamu menutup aplikasi sebelum disimpan, faktur akan menjadi draf dan bisa dilanjutkan kembali nanti.


Kembali ke menu


Unduh data pembelian

  • Buka menu, pilih Pembelian > Faktur Pembelian
  • Filter faktur sesuai kebutuhan, misalnya dalam periode tertentu, atau dari PBF tertentu.
  • Klik unduh > file akan terdownload dalam bentuk excel.


Kembali ke menu


Update harga barang

  • Buka menu stok
  • Cari nama item di kolom pencarian, pilih itemnya
  • Klik Update harga
  • Masukkan harga beli/jual yang diinginkan
  • Simpan

Tandai pelunasan faktur

  • Buka menu, pilih Pembelian > Faktur Pembelian
  • Beri tanda centang pada kolom faktur yang ingin kamu ubah statusnya
    Note : Disini kamu bisa mengubah status dari beberapa faktur sekaligus
  • Klik Edit Status
  • Pilih status pelunasan dan masukkan tanggal pelunasan, lalu klik Simpan


Kembali ke menu


Catat supplier atau PBF

  • Masuk ke menu Pembelian
  • Buka halaman Supplier
  • Klik tombol Tambah Supplier
  • Ketik nama supplier di kolom pencarian
  • Jika supplier sudah terdaftar, klik untuk menambahkannya ke daftar langsung
  • Jika belum terdaftar, lanjutkan dengan pilih "Klik disini untuk membuat supplier"
  • Lengkapi semua informasi yang diperlukan : Nama Supplier,Nomor Rekening, Kontak Sales 
  • Setelah semua data terisi dengan benar, klik tombol Tambahkan


Catatan:

  • Informasi nomor rekening bisa kamu temukan di faktur fisik atau dengan menghubungi langsung pihak supplier.
  • Proses verifikasi supplier akan dilakukan maksimal dalam 7 hari kerja.


Kembali ke menu


Input faktur konsinyasi

  • Masuk ke menu Pembelian
  • Klik Faktur Pembelian
  • Klik Catat Faktur
  • Pilih Supplier
  • Pada bagian Tipe Faktur, pilih Buat Faktur Konsinyasi
  • Klik Lanjut
  • Pilih Tipe PPN sesuai dengan faktur fisik yang akan diinput
  • Klik Buat Faktur
  • Masukkan data barang sesuai informasi pada faktur fisik [Pastikan setiap barang konsinyasi dilengkapi dengan informasi batch-nya]
  • Setelah semua data terisi, klik Simpan Faktur untuk menyelesaikan proses input

Catatan:

  • Setiap faktur konsinyasi akan memiliki label khusus “Konsinyasi” yang membedakannya dari faktur pembelian biasa.
  • Saat penjualan barang konsinyasi, pastikan kamu memilih batch barang konsinyasi yang sesuai.


Kembali ke menu

Retur dan pembayaran barang konsinyasi

  • Masuk ke halaman Faktur Pembelian
  • Pilih Faktur Konsinyasi yang ingin diretur atau dibayarkan
  • Klik tombol Bayar/Retur
  • Masukkan tanggal pelunasan sesuai transaksi
  • Pada halaman ini, kamu akan melihat jumlah barang yang terjual dan diretur, beserta total pembayaran yang harus dibayarkan ke supplier
  • Klik Lanjut
  • Masukkan nominal pembayaran sesuai total penjualan barang konsinyasi
  • Klik Bayar untuk menyelesaikan proses


Catatan : 

  • Jika pada faktur yang telah diretur atau dibayarkan masih ada barang yang akan dijual kembali di apotek, maka sisa barang tersebut perlu dibuatkan faktur konsinyasi baru agar stok dan pencatatannya tetap akurat.


Kembali ke menu

Buat Surat Pesanan (SP) Digital

  • Masuk ke menu Pembelian
  • Klik halaman Surat Pesanan
  • Klik tombol Buat Pesanan
  • Lengkapi data SP seperti: Nama Supplier,Jenis Surat Pesanan (SP), Barang yang dipesan
  • Klik Cetak SP jika kamu ingin mencetak surat pesanan saat itu juga
  • Pilih Tandai Sudah Order jika barang sudah dipesan ke supplier
  • Setelah barang datang, lakukan penerimaan barang dan input faktur seperti biasa


Catatan:

  • Jika faktur sudah datang, kamu bisa mencatatnya langsung melalui Surat Pesanan atau melalui halaman Buat Faktur.
  • Faktur yang kamu input akan terhubung otomatis dengan Surat Pesanan, sehingga kamu bisa melihat faktur untuk masing-masing SP dengan mudah.
  • Kamu juga dapat membuat Surat Pesanan langsung dari halaman Defecta, dengan memilih barang yang ingin dipesan dan lanjutkan buat surat pesanan.


Kembali ke menu

Bayar banyak faktur sekaligus dengan Farmacare Pay

  • Masuk ke fitur Farmacare Pay
  • Klik menu Pembayaran
  • Halaman Pembayaran akan menampilkan data faktur yang kamu input secara manual dan juga data faktur dari Farmacare Order
  • Faktur manual yang ditampilkan hanya mencakup dengan metode pembayaran kredit, dan Supplier yang sudah terkoneksi atau terverifikasi oleh Farmacare.
  • Buka tab Belum Lunas
  • Centang faktur yang ingin kamu bayar
  • Kamu bisa memilih lebih dari satu supplier dalam satu kali pembayaran
  • Klik bayar
  • Periksa kembali total pembayaran per supplier, lalu klik Lanjut
  • Di bagian Detail Pembayaran, kamu akan melihat nama distributor dan total tagihan yang harus dibayarkan.
  • Pilih Virtual Account (VA) dari bank yang ingin digunakan, lalu klik Bayar
  • Salin nomor Virtual Account, kemudian lakukan pembayaran sebelum batas waktu berakhir
  • Setelah melakukan pembayaran, kamu bisa klik cek status Kamu bisa melihat riwayat dan status pembayaran di tab "Riwayat Pembayaran"


Kembali ke menu

Catat faktur otomatis dengan teknologi AI

  • Masuk ke halaman Pembelian
  • Klik Catat Faktur
  • Pilih Supplier atau Pengirim sesuai faktur yang akan diinput
  • Klik Buat Faktur Pembelian
  • Pilih opsi Catat Faktur Otomatis dengan AI
  • Klik Lanjut
  • Klik Unggah Faktur, lalu pilih foto atau file faktur yang ingin diinput


Catatan:

  • Jika faktur memiliki lebih dari satu halaman, unggah secara berurutan mulai dari halaman 1
  • Maksimal 10 halaman faktur dapat diunggah dalam satu kali proses


  • Klik Catat Faktur
  • Sistem AI akan memproses dan membaca seluruh informasi di faktur
  • Data barang akan diisi otomatis ke halaman faktur
  • Setelah selesai, status akan muncul sebagai “Catat Faktur dengan AI berhasil
  • Periksa kembali hasil pembacaan faktur oleh system
  • Klik Sesuai jika data faktur fisik dan sistem sudah cocok
  • Klik Ubah jika terdapat perbedaan dan perlu disesuaikan
  • Setelah semua data sesuai, klik Simpan Faktur


Catatan:

  • Pastikan kamu sudah mengaktifkan fitur add-on Faktur AI sebelum memulai
  • Pengguna baru akan mendapatkan masa uji coba gratis untuk 3 halaman faktur pertama.


Kembali ke menu

Stok Opname

  • Buka Menu, pilih menu Barang > Stok Opname 
  • Pilih Mulai Stok Opname.
    Catatan: SO bisa dilakukan oleh beberapa orang secara bersamaan.
  • Cari nama barang yang sedang dicek. Pilih nama barang tersebut
  • Catat jumlah barang sesuai stok di apotek
  • Aktifkan toggle pencatatan batch untuk stok opname lebih mendetail
  • Klik +Batch > pilih batch yang diingikan
  • Masukan jumlah barang sesuai dengan bentuk kemasan > simpan
  • Pastikan semua batch sudah tercatat, dan klik simpan
  • Barang yang sudah di stok opname, akan pindah ke kolom "sudah di cek"
  • Klik selesai untuk mengakhiri kegiatan stok opname
  • Setelah semua akun klik selesai SO, akun pemilik dapat tinjau hasil untuk memeriksa kembali apakah perhitungannya sudah benar
    (*Kamu dapat mengedit Kembali perhitungan SOnya apabila ada selisih)
  • Saat tinjauan selesai, pemilik akun dapat menyesuaikan hasil stok opname dengan klik "Terapkan"
  • Penerapan stok akan merubah semua stok barang sesuai dengan hasil SO yang dilakukan
  • Laporan hasil stok opname hanya bisa dilihat oleh akun pemilik


Kembali ke menu


Update stok

Catatan: Update Stok hanya bisa dilakukan oleh user yang tercatat sebagai Pemilik.

  • Buka daftar fitur, pilih menu Barang > Stok 
  • Pilih nama barang yang ingin diubah data stoknya atau cari di cari barang
  • Tekan tombol Update Stok
  • Akan muncul pop up, “Pastikan semua faktur yang diterima sudah dicatat sebelum update stock” klik Oke.
  • Masukkan jumlah stok terbaru di kolom jumlah
  • Untuk mencatat stok dengan detail batch yang sudah ada, aktifkan toggle “catat dengan detail batch” 
  • Pilih batch dan masukkan jumlah stok yang mau di kolom jumlah. Kemudian tekan Simpan.
  • Untuk mencatat batch baru, tekan tombol +batch, lalu tekan tombol buat batch. Masukkan nomor batch, tanggal ED, jumlah stok, dan satuan kemasan lalu klik SImpan.
  • Untuk mengubah stok menjadi nol klik “Tandai Kosong”
  • Apabila data sudah sesuai klik lanjut
  • Pastikan data yang dimasukkan sudah benar, kemudian tekan Update stok.
  • Untuk mempermudah pelacakan, berikan alasan perubahan stok. kemudian tekan Simpan. 


Kembali ke menu


Lihat batch & ED

Monitoring Batch & ED

  • Buka daftar fitur > pilih menu barang lalu pilih Batch dan ED
  • Di halaman ini akan ditampilkan barang-barang yang akan ED dalam 0 - 12 bulan dan barang yang sudah kadaluarsa
  • Pilih Filter ED untuk menampilkan data barang berdasarkan kategori tanggal expired
  • Pilih Filter Supplier/PBF untuk menampilkan data barang berdasarkan PBF asal


Kembali ke menu


Buku Kas

  • Buka menu Buku kas
  • Klik + Tambah transaksi baru
  • Pilih jenis transaksi
  • Pilih kategori
  • Apabila ingin menambahkan kategori lain, klik + Tambah
  • Masukan tanggal transaksi, jumlah pengeluaran/pendapatan, dan keterangan pengeluaran/pendapatan
  • Klik simpan
  • Klik Lihat Laporan untuk melihat laba rugi bersih yang sudah termasuk dengan pengeluaran/pendapatan dari buku kas


Kembali ke menu

Order Barang

  • Pilih menu Farmacare Order > klik Order Barang
  • Pada halaman order barang akan muncul semua nama barang yang dijual oleh berbagai PBF
  • Cari nama barang yang diinginkan 
  • Pilih barang > masukan jumlah yang diinginkan > klik tambah
  • Barang akan masuk ke keranjang belanja dan kamu bisa menambahkan barang lainnya
  • Buka keranjang > pilih barang yang akan dipesan > order
  • Pastikan semua data apotek yang diperlukan sudah lengkap dan pastikan harga barang sudah sesuai > klik order
  • Pemesanan barang sudah selesai dan status ordermu akan menjadi "menunggu"
  • Untuk upload SP buka menu Ordermu > pilih nomor pesanan > upload SP sesuai dengan kategori obat


Kembali ke menu


Penerimaan order

  • Pilih menu Farmacare Order > pilih Ordermu
  • Cari dan pilih nomor faktur sesuai dengan barang yang datang 
  • Klik terima barang > konfirmasi 
  • Selanjutnya, akan muncul notifikasi untuk melakukan pencocokan katalog barang
  • Klik cocokkan > pilih nama barang yang sesuai dengan katalogmu > lanjut
  • Cocokkan unit kemasan dari PBF dan unit kemasan yang ada pada katalog, supaya hasilnya sebanding > klik lanjut
  • Pastikan kembali jumlah barang serta pencocokannya sudah sesuai > lalu klik simpan
  • Pencocokan barang hanya perlu dilakukan 1x per PBF
  • Lakukan langkah yang sama untuk barang lain yang perlu dikonfirmasi/dicocokkan 
  • Apabila semua barang sudah dikonfirmasi, klik selesai


Kembali ke menu


Lihat Faktur Order

  • Untuk melihat faktur pemesanan yang sudah diorder, klik Pembelianmu
  • Klik nomor faktur, lalu akan diarahkan ke menu faktur pembelian
  • Di halaman ini akan terlihat list barang yang sudah diterima
  • Semua stok yang ada di faktur juga sudah bertambah di katalog barang


Kembali ke menu


Pembayaran melalui Virtual Account

  • Buka menu Farmacare order > lalu klik pembayaran
  • Pilih faktur yang ingin dibayar > klik Bayar
  • Konfirmasi total faktur > klik lanjut
  • Selanjutnya, pilih bank virtual account > pastikan harga sesuai > klik bayar
  • Transfer ke virtual account yang muncul
  • Klik "Cek Status" untuk memastikan pembayaran berhasil


Kembali ke menu


Penerimaan Semua Barang Order

  • Untuk pengguna Farmacare Non-POS, penerimaan order bisa dilakukan pada aplikasi
  • Pertama, buka app.farmacare.id melalui browser google chrome
  • Pilih menu Farmacare Order > klik ordermu
  • Pilih nomor order > klik terima barang
  • Pastikan jumlah barang sesuai > klik selesai > lanjutkan
  • Penerimaan Barang sudah selesai


Kembali ke menu


Penyesuaian tagihan faktur

  • Buka menu Farmacare order > Order masuk
  • Untuk mengubah total tagihan, order barang harus selesai
  • Klik tempo untuk menyesuaikan nominal tagihan faktur
  • Masukan nominal sesuai dengan faktur fisik
  • Input bukti faktur fisik dan alasan penggantian nominal tagihan faktur
  • Klik simpan


Kembali ke menu

Glosarium

  • Batch [tanpa-faktur] :
    Batch yang terdapat pada stok tetapi tidak memiliki faktur pembelian. Biasanya batch ini berasal dari stok yang dimasukkan pada saat pertama kali menggunakan aplikasi Farmacare. 

  • Batch [tanpa-nomor] :
    Stok yang nomor batchnya tidak diinput saat mencatat faktur pembelian di aplikasi Farmacare.


  • FEFO :
    Batch dengan tanggal ED lebih dulu akan keluar lebih dulu


  • Markup :
    Selisih antara harga jual dan harga pokok barang pada saat terjual dibandingkan dengan harga pokok barang pada saat terjual. 
  • Markup = (penjualan - harga pokok) : harga pokok


  • Penyesuaian Batch Minus
    Menyesuaikan batch negatif yang dipilih pada halaman stok dengan tujuan menjaga jumlah stok agar tetap akurat. Penyesuaian batch minus dilakukan dengan mengganti stok batch negatif dengan mengurangi jumlah stok pada batch yang positif.
     
  • Perkiraan Selisih Nilai Inventori :
    Perkiraan selisih stok dihitung berdasarkan harga beli rata-rata stok yang tersedia. Jika barang tidak memiliki harga beli, stok mengasumsikan nilai stok sama dengan harga jual saat ini.


  • Prioritas Stok
    Prioritas stok menggunakan konsep pareto. Konsep pareto menyatakan bahwa 80% hasil dipengaruhi hanya dari 20% populasi. Pada kasus ini, pareto digunakan untuk mengetahui barang mana yang penting untuk dipastikan stoknya tersedia agar penjualan selalu bisa dilakukan.


  • Sesuaikan stok 
    Sesuaikan stok dilakukan untuk mengunci hasil stok opname agar stok terupdate sesuai dengan hasil stok opname yang baru saja dilakukan. Sesuaikan stok juga hanya bisa dilakukan oleh akun pemilik. Pada saat melakukan penyesuaian stok, semua fitur akan dikunci dan tidak bisa diakses sampai proses penyesuaian stok selesai. 


  • Stok negatif
    Stok negatif berarti jumlah stok yang tercatat di sistem lebih kecil daripada jumlah stok fisik di apotek. Stok negatif bisa terjadi karena hal-hal berikut : 
  • Ada faktur yang belum dimasukkan ke sistem
  • Ada penjualan yang ganda/jumlahnya tidak tepat
  • Ada retur penjualan yang tidak dicatat
  • Ada stok opname yang tidak akurat
  • Stok Mati
    Stok mati adalah daftar barang yang tidak pernah terjual selama 90 hari terakhir

  • Total Nilai Stok
    Total nilai stok adalah total semua harga pembelian dari barang yang ada pada stok. Nilai stok akan berubah sesuai dengan nilai dari barang yang ditambahkan dan dikurangi dari stok. Ketika penjualan terjadi, nilai stok akan berkurang proporsional dengan kuantitas penjualannya.


  • Stok Minimum
    Jumlah stok yang diperlukan oleh apotek untuk bisa melakukan penjualan setidaknya selama 3 hari. Artinya, apotek memiliki waktu 3 hari jeda waktu pesan hingga barang sampai di apotek.
    Dihitung menggunakan statistik dengan mempertimbangkan:
  • Seberapa sering barang terjual selama 90 hari terakhir—semakin sering barang terjual, semakin besar stok minimum.
  • Seberapa banyak barang terjual per hari—semakin banyak barang terjual per harinya, semakin besar stok minimum.


  • Selisih pada laporan stok opname:
    Perbedaan hasil perhitungan pada saat melakukan stok opname. Selisih bisa saja plus atau negatif. 
  • Selisih “plus” terjadi apabila jumlah stok barang yang tercatat di sistem lebih sedikit daripada jumlah yang diinputkan pada saat melakukan stok opname
  • Selisih “negatif” terjadi apabila jumlah stok barang yang tercatat di sistem lebih banyak daripada jumlah yang diinputkan pada saat melakukan stok opname

  • Tinjau hasil :
    Tinjau hasil adalah proses untuk melihat detail hasil perhitungan pada saat melakukan stok opname. Tinjau hasil hanya bisa dilakukan oleh akun pemilik. Apabila setelah melakukan tinjau hasil masih terdapat selisih perhitungan, kamu bisa melakukan pemeriksaan kembali.


Kembali ke menu



Masih punya pertanyaan? Hubungi tim kami