Agar Kerja Manajemen Stok Tak Sia-Sia, Lakukan Hal Ini!
Manajemen stok kurang sempurna jadinya bila tidak melakukan langkah yang terakhir ini. Ya, evaluasi berkala sangat perlu dilakukan untuk menjaga konsistensi kesesuaian stok di sistem/kartu stok dengan stok fisik di apotek dalam jangka panjang. Selain itu, hasil evaluasi tersebut juga bisa menjadi benchmark keefektifan manajemen stok dari waktu ke waktu untuk membuat strategi perbaikan. Dengan adanya tolak ukur, Anda akan lebih mudah mengetahui bila terjadi kesalahan. Lalu, bagaimana seharusnya evaluasi berkala itu dilakukan? Berikut Farmacare punya beberapa tips untuk Anda. Simak, yuk!
Kenapa evaluasi berkala dibutuhkan?
Manfaat melakukan evaluasi berkala:
- Kesesuaian antara stok fisik dengan yang ada di kartu stok jadi semakin valid
- Dapat segera mengoreksi bila ada selisih stok
- Meminimalisir kerugian akibat selisih stok
- Data stok selalu akurat, membuat pengadaan barang jadi lebih efektif dan menguntungkan
Sebaliknya, kerugian kalau tidak melakukan evaluasi berkala:
- Tidak memiliki bahan evaluasi untuk melakukan perbaikan yang diperlukan
- Menimbulkan rasa kurang percaya terhadap pegawai apotek
- Sulit melakukan perencanaan saat pengadaan barang
- Pegawai kurang paham stok obat apa saja yang masih tersedia
- Sulit merencanakan pengembangan bisnis ke depannya
Cara mengevaluasi keakuratan data stok
| Aktivitas | Tips | Frekuensi |
|---|---|---|
| Evaluasi Harian | Ketika pegawai menyadari ada selisih stok saat melayani pelanggan, segera lakukan koreksi. | Setiap hari di luar jam sibuk |
| Stock Count | Mengambil sampling produk paling laris/punya nilai penjualan besar/produk yang mewakili lokasi penempatan berbeda. Susun jadwal satu bulan dengan 100 item sampel secara bergilir yang masing-masing mewakili kelompoknya. | 1 - 2 kali dalam seminggu |
| Monitoring | Mengecek laporan, baik dari laporan stok, faktur penerimaan barang, defekta, transaksi penjualan, sampai penempatan/penyimpanan stok. | 1 kali dalam seminggu |
| Stock Opname | Mengecek seluruh stok produk yang dimiliki apotek untuk mengetahui tingkat kesesuaian stok di sistem/kartu stok dengan stok fisik, dan mengetahui alasan bila terjadi selisih. | 1 kali dalam sebulan |
Hal-hal lain yang perlu dievaluasi secara berkala
- Riwayat Penjualan
Kegunaan → mengetahui tren produk dengan tingkat penjualan paling tinggi, margin dari transaksi penjualan, serta menjadi tolak ukur untuk menentukan pengadaan barang dan strategi penetapan harga jual yang kompetitif. - Riwayat Stok
Kegunaan → mengetahui traffic keluar-masuknya barang, nilai penyusutan dari stok yang tidak langsung terjual, membantu pengadaan barang jadi lebih efektif, dan menghindari kerugian. Beberapa informasi yang perlu dievaluasi: - Stok yang hampir ED → agar mempermudah proses retur ke PBF
- Dead stok → stok mati yang tidak pernah terjual dalam 3 bulan terakhir
- Pareto → prioritas stok berdasarkan kontribusinya kepada omzet penjualan
- Laju perputaran → rata-rata jumlah stok terjual dalam periode tertentu
- Riwayat Pembelian
Kegunaan → mengetahui distributor/PBF mana yang paling baik dari segi harga/promo, ketersediaan stok, pengiriman barang, sampai kebijakan retur barang. - Selisih
Stock Opname
Kegunaan → mengetahui produk-produk yang punya selisih stok paling banyak untuk segera dikoreksi dan mencari tahu penyebabnya agar tidak terus terulang. - Faktur Jatuh Tempo
Kegunaan → memperkirakan/merencanakan pembayaran faktur mulai dari yang waktu jatuh temponya paling dekat ke yang paling lama sehingga penggunaan anggaran jadi lebih bijak. - Laporan Laba Rugi Bruto
Kegunaan → mengetahui tingkat untung rugi dari bisnis apotek, baik dalam jangka pendek/panjang untuk persiapan perencanaan bisnis ke depannya, serta sebagai bahan koreksi untuk menentukan strategi bisnis yang lebih baik dan sesuai. - Nilai Stok/Count Inventory
Kegunaan → menghitung nilai persediaan untuk menyesuaikan cost terhadap revenue agar arus kas di kemudian hari tetap seimbang dan bisa memperoleh profit. Perhitungan ini dilakukan saat melakukan stock opname menggunakan rumus:
Persediaan per item akhir x Harga pokok rata-rata per item
- ITOR (Inventory Turnover Rate)
Kegunaan → mengukur perbandingan antara rasio penjualan bersih dengan rata-rata persediaan. Dari perhitungan ini didapat hasil berapa kali apotek melakukan pengadaan barang dan berapa lama rata-rata penyimpanan barang sampai laku terjual. Semakin cepat terjual misal di bawah 7 hari, akan semakin baik. Terapkan perhitungan ini pada setiap nama/merek obat/asal PBF agar mendapat hasil yang lebih detail. Hasilnya juga bisa dijadikan perbandingan dalam periode tertentu hingga menjadi satu benchmark. Perhitungan ITOR bisa dilakukan menggunakan rumus:
ITOR = Penjualan / Persediaan rata-rata
Persediaan rata-rata =
(Persediaan awal + akhir) / 2
Rata-rata penyimpanan (dalam hari) =
ITOR / 365 hari
Evaluasi berkala bisa dilakukan lebih mudah dan cepat dengan bantuan software apotek seperti Farmacare. Anda tak perlu sampai harus tutup toko untuk melakukan stock opname dan hanya membutuhkan waktu paling lama satu hari. Selain Anda, pegawai juga tidak akan merasa terbebani saat harus melakukan stock opname. Nah, manfaatkan Uji Coba Gratis Farmacare dengan mendaftar di sini sekarang!
