Pengadaan obat yang efektif dilakukan dengan adanya perencanaan. Dikatakan efektif apabila pembelian dilakukan benar-benar sesuai kebutuhan, yang mengacu pada data stok, laju penjualan, dan ketentuan stok minimum. Sehingga meminimalisir potensi terjadinya stok kosong, atau bahkan over stock. Dengan adanya perencanaan pengadaan, barang yang dipesan diharapkan tepat jenis, jumlah, dan waktu; serta mutu yang terjamin. Sehingga penggunaan anggaran untuk pengadaan stok, lebih sesuai. Terdapat tiga metode perencanaan pengadaan sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 34 Tahun 2021. Apa saja? Yuk, simak di bawah ini!

Metode konsumsi

Metode konsumsi didasarkan pada data konsumsi (pola penjualan) stok obat. Metode ini sering dijadikan perkiraan yang paling tepat dalam perencanaan pengadaan. Metode konsumsi menggunakan data dari konsumsi periode sebelumnya dengan penyesuaian yang dibutuhkan. Sehingga, metode ini lebih relevan digunakan pada apotek yang sudah lama buka (semakin lama, akan semakin relevan). Untuk apotek baru yang belum memiliki data konsumsi, tidak bisa menggunakan metode ini. 

Perhitungan menggunakan metode konsumsi didasarkan pada analisa data penjualan periode sebelumnya, ditambah stok minimal (buffer stock), stok waktu tunggu (lead time), dan memperhatikan sisa stok. Dalam menentukan buffer stock, Anda juga dapat mempertimbangkan kemungkinan perubahan pola penyakit dan kenaikan jumlah kunjungan (misal: adanya kejadian luar biasa). Jumlah buffer stock bervariasi antara 10% - 20% dari kebutuhan, atau tergantung kebijakan apotek. Sedangkan lead time stock adalah stok obat yang dibutuhkan selama waktu tunggu, sejak obat dipesan sampai obat diterima. Semakin lama waktu pengiriman, semakin banyak lead time stock yang dibutuhkan – apalagi untuk barang yang sedang high demand. 

Data apa saja yang diperlukan dalam perhitungan metode konsumsi? Yaitu, daftar nama obat, stok awal, penerimaan/pembelian, pengeluaran/penjualan, sisa stok, daftar stok obat yang hilang, rusak, dan kadaluarsa, stok kosong, penjualan rata-rata per tahun, waktu tunggu (lead time), stok minimal (buffer stock), serta pola kunjungan. 

Rumus: 

A = Rencana pengadaan 

B = Penjualan rata-rata per bulan 

C = Buffer stock (tergantung kelompok pareto) 

D = Lead time stock 

E = Sisa stok 

Contoh perhitungan dengan metode konsumsi

Selama tahun 2019 (Januari – Desember), penjualan rata-rata Paracetamol tablet di Apotek Medika sebanyak 300.000 tablet. Sisa stok per 31 Desember 2019 adalah 10.000 tablet.

1. Penjualan rata-rata (B) Paracetamol tablet per bulan selama tahun 2019 adalah 300.000 : 12 = 25.000 tablet per bulan. Penjualan per minggu 6.250 tablet.
2. Misalkan buffer stock (C), ditetapkan sebanyak 20% = 20% x 25.000 tablet = 5.000 tablet.
3. Misalkan lead time stock (D) diperkirakan 1 minggu = 1 x 6.250 tablet = 6.250 tablet.
4. Sehingga B + C + D dijumlahkan menjadi 25.000 tablet + 5.000 tablet + 6.250 tablet = 36.250 tablet.
5. Jika sisa stok (E) adalah 10.000 tablet, maka rencana pengadaan Paracetamol untuk bulan Januari tahun 2020 adalah: 
   A = (B + C + D) - E = 36.250 tablet – 10.000 tablet = 26.250 tablet 
   Untuk bulan berikutnya, perhitungan menyesuaikan sisa stok bulan sebelumnya. 

Metode morbiditas

Metode ini merupakan perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit. Metode morbiditas memperkirakan keperluan obat-obat tertentu berdasarkan jumlah, fenomena penyakit, pola standar pengobatan untuk penyakit tertentu, dan lead time. Dikarenakan terbatasnya data terkait pola penyakit, perencanaan dengan metode ini jarang digunakan. 

Langkah-langkah dalam metode morbiditas: 

1. Mengumpulkan data yang diperlukan
   Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode morbiditas:
   Perkiraan jumlah populasi
   Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan jenis kelamin untuk umur antara:
   - 0 s.d. 4 tahun
   - 4 s.d. 14 tahun
   - 15 s.d. 44 tahun
   - > 45 tahun
   
   Pola morbiditas penyakit
   - Jenis penyakit per tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
   - Frekuensi kejadian masing-masing penyakit per tahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada
   
   
2. Menghitung kebutuhan jumlah stok obat dengan cara: jumlah kasus dikali jumlah obat sesuai pedoman pengobatan dasar. Jumlah kebutuhan obat yang akan datang dihitung dengan mempertimbangkan faktor antara lain pola penyakit, lead time, dan buffer stock. 
   

Contoh perhitungan dengan metode morbiditas

Perhitungan berdasarkan penggunaan oralit pada penyakit diare akut:

1. Anak-anak
   Satu siklus pengobatan diare diperlukan 15 bungkus oralit @ 200 ml. Ada 180 kasus. Jumlah oralit yang diperlukan = 180 kasus x 15 bungkus = 2.700 bungkus @ 200 ml.
2. Dewasa 
   Satu siklus pengobatan diare diperlukan 6 bungkus oralit @ 1 liter. Ada 108 kasus. Jumlah oralit yang diperlukan = 108 kasus x 6 bungkus = 648 bungkus @ 1 liter.

Metode proxy consumption

Metode proxy consumption cocok digunakan untuk perencanaan pengadaan apotek baru, yang belum punya data penjualan di tahun sebelumnya. Selain itu, metode ini juga dapat digunakan oleh apotek yang sudah berdiri lama – apabila data metode konsumsi dan/atau metode morbiditas tidak dapat dipercaya. Sebagai contoh terdapat ketidaklengkapan data penjualan antara bulan Januari hingga Desember. 

Metode proxy consumption adalah metode perhitungan kebutuhan obat menggunakan data kejadian penyakit, penjualan obat/permintaan, dan/atau pengeluaran obat dari apotek yang sudah memiliki sistem pengelolaan obat, dan mengeksplorasikan konsumsi atau tingkat kebutuhan berdasarkan cakupan populasi atau tingkat layanan yang diberikan. 

Metode ini dapat digunakan untuk menghasilkan gambaran ketika digunakan pada fasilitas apotek tertentu dengan fasilitas lain, yang memiliki kemiripan profil masyarakat dan jenis pelayanan. Metode ini juga berguna ketika ingin melakukan pengecekan silang dengan metode lainnya.

Fitur defekta pada software apotek buat perencanaan pengadaan jadi otomatis

Defekta digunakan sebagai catatan obat apa saja yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan stok. Fitur defekta pada software apotek seperti Farmacare, membantu Anda dalam perencanaan pengadaan obat yang lebih tepat guna. Kenapa? Ya, karena pencatatan defekta berjalan secara otomatis sesuai histori pola penjualan di apotek. Bahkan di dalamnya dapat menunjukkan data pareto, yang berfungsi untuk mengetahui produk obat mana saja yang wajib Anda prioritaskan lebih dulu dalam pengadaan karena berkontribusi paling besar terhadap omzet apotek. 

Fitur Defekta di Aplikasi Apotek Farmacare

Tak hanya itu, defekta di software apotek Farmacare juga sudah ada perhitungan otomatis untuk stok minimum sebagai landasan untuk reorder point – yang didapat dari perhitungan rata-rata penjualan dan jumlah maksimal barang terjual dalam 1 hari; serta data sisa stok. Pencatatan di defekta bisa menjadi acuan perencanaan yang lebih akurat untuk pengadaan stok. Sehingga operasional dan perputaran kas apotek jadi lebih efektif dan efisien. 

Tertarik ingin mencobanya? Yuk, manfaatkan Uji Coba Gratis dengan daftar Free Trial sekarang!

Referensi:

PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 34 TAHUN 2021 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI KLINIK. Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan: https://bit.ly/3swMS9p