Cash flow atau arus kas diartikan sebagai arus keluar masuknya uang dalam jangka waktu harian, mingguan, bulanan – saat menjalankan bisnis. Arus kas harus selalu dipantau untuk mengantisipasi terjadinya pengeluaran lebih besar dari pendapatan. Nah, apa saja yang harus dipantau dari laporan arus kas keuangan apotek? Ini dia jawabannya!

• Operasional (Operating)

Ini berhubungan dengan aktivitas yang dapat mempengaruhi kas/keuangan bisnis apotek. Seperti, kas masuk yang bersumber dari seluruh penjualan barang/obat di apotek. Sedangkan kas keluar, bersumber dari pembayaran gaji karyawan, beban operasional lain, biaya pengadaan barang (baik tunai/kredit).

• Investasi (Investing)

Ini berhubungan dengan kas masuk dan keluar untuk aset tetap. Seperti, sewa/beli tunai gedung, tanah, pertokoan, gudang untuk menunjang kegiatan perusahaan. Kas keluar berasal dari biaya kredit/cicilan bank atau biaya sewa jika berstatus sewa. Kas masuk berasal dari biaya pertambahan nilai aset setiap tahunnya. 

• Pendanaan (Financing)

Ini berhubungan dengan kas masuk dan keluar akibat adanya penambahan/pengurangan modal. Seperti, kas masuk karena adanya penjualan saham dari apotek yang Anda kelola, atau penerimaan modal pinjaman bisnis. Kas keluar bersumber dari adanya cicilan pinjaman modal. 

Penyusunan laporan arus kas keuangan apotek lebih mudah dilakukan menggunakan laporan laba-rugi dan neraca, sesuai arus masuk dan keluar keuangan bisnis apotek. Dengan adanya laporan cash flow yang jelas, memudahkan Anda melihat posisi keuangan bisnis apotek, menilai bisnis apotek Anda, dan untuk merencanakan strategi bisnis apotek ke depannya. Tapi, bagaimana, sih, cara mengelola arus kas bisnis apotek yang baik? Berikut Farmacare punya ulasannya. Simak, yuk!

Evaluasi cash flow bisnis apotek dengan cermat

Kenapa hal ini perlu dilakukan? Pada dasarnya, evaluasi arus keluar masuknya uang dilakukan untuk mengetahui penerimaan dan pengeluaran dalam bisnis apotek sehingga dapat menganalisa kemampuan bisnis menghasilkan arus kas bersih di masa sekarang dan mendatang. Terlebih saat kondisi krisis, dimana Anda jadi kesulitan memenuhi kewajiban seperti membayar utang. Dalam kondisi ini, Anda membutuhkan evaluasi arus kas agar dapat menilai kemampuan dalam memenuhi kewajiban membayar utang dan memperlihatkan kondisi dimana bisnis apotek Anda membutuhkan tambahan modal usaha.

Pisahkan rekening kas masuk dan keluar

Apakah Anda sudah memisahkan rekening bisnis dengan rekening pribadi? Ternyata itu saja tidak cukup. Agar tidak membingungkan, Anda juga perlu membuat rekening terpisah untuk masing-masing uang yang masuk dan yang keluar. Ini juga akan mempermudah Anda membuat laporan keuangan apotek dan mengecek bila ada dana masuk atau keluar yang tidak sesuai. 

Untuk menambah jumlah kas masuk, Anda bisa meningkatkan penjualan di apotek. Misal dengan memastikan margin setiap produk telah sesuai. Jangan sampai salah memberi harga jual karena settingan margin yang keliru. Terutama bila ada perubahan harga pokok dari supplier. Ingat untuk segera memperbarui juga harga jualnya. Jika menggunakan software apotek seperti Farmacare, Anda akan memperoleh notifikasi untuk merubah harga jual setiap kali ada perubahan harga pokok – sesuai faktur dari PBF. Tak hanya itu, menaikkan angka penjualan juga bisa dilakukan dengan strategi bundling (antara produk high demand dengan produk yang kurang laku), serta memberi diskon untuk produk tertentu. 

Ketahui arus kas masuk dan keluar dengan baik

Pengeluaran yang terlalu banyak membuat arus kas tidak seimbang. Karena itu, penting untuk membuat rencana pengeluaran agar kas keluar tidak lebih besar dari kas masuk. Dalam bisnis apotek, ada pencatatan defekta yang membuat rencana pengadaan barang jadi lebih efektif (benar-benar hanya sesuai kebutuhan). Defekta juga membantu Anda mengetahui kas keluar uang dengan baik, bahkan bisa menyesuaikan dengan ketersediaan anggaran dari hasil kas masuk, sehingga tidak terjadi over budget.

Selain untuk pengadaan barang, masih ada biaya lain seperti gaji karyawan, pembayaran pajak, dan biaya operasional. Besar anggaran dari masing-masing kebutuhan tersebut wajib Anda ketahui untuk memperhitungkan jumlah kas keluar, dan disesuaikan dengan kas masuk agar tetap seimbang. 

Jangan tunda membayar kewajiban 

Seperti untuk membayar gaji karyawan dan utang ke supplier/PBF, sebaiknya dilakukan tepat waktu. Karyawan mengharapkan haknya dibayar tepat waktu, dan ini juga agar tumbuh kepercayaan mereka terhadap bisnis apotek Anda. Ketika mereka percaya dan tidak merasa kecewa, kinerja pegawai pun jadi lebih baik. Berlaku juga untuk pembayaran faktur jatuh tempo ke PBF. Jangan sampai ditunda agar tidak merusak hubungan kerja sama antara apotek dan PBF. Jika memang ada kondisi yang tidak memungkinkan Anda membayar tepat waktu, segera diskusikan dengan pihak PBF untuk meminta perpanjangan waktu pembayaran. Sehingga pihak PBF juga tidak menghentikan pasokannya (supply) ke apotek.

Buat laporan arus kas secara berkala

Tidak lupa untuk membuat laporan arus kas keuangan apotek secara rutin. Di dalamnya terdapat informasi lengkap seputar penerimaan dan pengeluaran kas dalam periode tertentu. Laporan ini berguna untuk memprediksi penghasilan dan pengeluaran bisnis periode berikutnya, merencanakan penambahan aset, dan membuat keputusan keuangan dengan lebih cepat. Laporan arus kas keuangan apotek akan lebih sempurna bila disertai dengan laporan laba rugi apotek dalam periode tertentu. Laporan laba rugi biasanya memuat data transaksi penjualan, harga pokok penjualan, laba kotor dan bersih, serta beban biaya operasional. Ketika Anda menggunakan software apotek, biasanya sudah ada laporan laba rugi yang terhitung secara otomatis. Data ini bisa menjadi acuan saat Anda membuat laporan arus kas. 

Contoh Laporan Laba / Rugi di Software Apotek Farmacare

Ingin coba menggunakan software apotek seperti Farmacare biar kerja Anda lebih mudah? Yuk, manfaatkan Uji Coba Gratis dengan daftar Free Trial sekarang!

Referensi:

Admin. Pentingnya Laporan Arus Kas untuk Manajemen Bisnis yang Lebih Baik. Jurnal.id (Blog): https://bit.ly/3DM3tMP   

Admin. Cara Mengelola Arus Kas (Cash Flow Management). Jurnal.id (Blog): https://bit.ly/3UfuYUe