Surat pesanan apotek adalah instrumen yang digunakan untuk memesan obat ke PBF (Pedagang Besar Farmasi). Ada macam-macam surat pesanan obat yang dibuat apotek saat akan memesan obat ke PBF. Salah satunya adalah surat pesanan reguler yang digunakan untuk memesan obat golongan obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat keras. 

Selain surat pesanan obat bebas (reguler), ada juga surat pesanan narkotika yang digunakan untuk memesan obat golongan narkotika, surat pesanan psikotropika untuk obat psikotropika, dan surat pesanan obat prekursor. 

Surat pesanan dibuat sesuai kebutuhan pengadaan obat di suatu apotek. Biasanya apotek akan menyusun perencanaan pengadaan lebih dulu, sebelum membuat surat pesanan. Lewat perencanaan pengadaan, jumlah kebutuhan obat di apotek dapat diketahui, sekaligus menentukan PBF yang dituju.

Perencanaan pengadaan obat akan jadi lebih mudah, bila kamu sebagai pemilik/pegawai apotek mau memanfaatkan software apotek. Apalagi, pada software apotek seperti Farmacare, terdapat fitur Defekta – yang merupakan daftar stok obat untuk dipesan berdasarkan perhitungan sisa stok dan histori penjualan. Jadi, kamu nggak perlu ribet lagi hitung-hitung dan memperkirakan kebutuhan obat secara manual. Perencanaan pengadaan obat pun jadi lebih efektif.   

Setelah mengetahui kebutuhan obat di apotek lewat perencanaan pengadaan, saatnya kamu membuat surat pesanan. Yuk, simak pembahasan lebih lanjut seputar surat pesanan apotek di bawah ini!

Surat pesanan obat bebas (reguler)

Untuk membuat surat pesanan reguler yang terdiri dari obat bebas, bebas terbatas, dan obat keras – kamu harus pastikan obat-obat yang dipesan benar-benar tidak mengandung zat prekursor. Kenapa? Ya, karena surat pesanan obat prekursor harus dibuat terpisah dari surat pesanan reguler. 

Surat pesanan reguler bisa diisi oleh beberapa jenis obat yang akan dipesan, asalkan masih ditujukan ke PBF yang sama. Bila ada obat yang dipesan ke PBF yang berbeda, surat pesanan apotek yang dibuat juga harus berbeda. Sehingga satu surat pesanan reguler hanya bisa ditujukan untuk satu PBF. 

Surat pesanan apotek yang dibuat secara manual harus:

1. Ada salinan asli dan dibuat rangkap dua (bukan hasil fotokopi). Satu rangkap diserahkan ke PBF dan satu rangkap lagi untuk arsip apotek.
2. Ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab, dilengkapi nama jelas dan nomor SIPA (Surat Izin Praktik Apoteker). 
3. Mencantumkan nama sarana sesuai izin (disertai nomor izin), alamat lengkap apotek, dan stempel. 
4. Mencantumkan nama PBF yang dituju beserta alamat lengkap.
5. Pemesanan yang dilakukan melalui whatsapp, harus melampirkan foto surat pesanan. Lalu, surat pesanan yang asli bisa diserahkan ke PBF saat mereka mengantarkan pesanan atau saat penagihan. 

Sedangkan surat pesanan apotek yang dibuat dengan sistem elektronik – selain wajib mencantumkan ketentuan seperti di atas, juga harus:

1. Surat pesanan yang dibuat dengan sistem elektronik harus bisa menjamin otoritas penggunaan sistem hanya oleh apoteker penanggung jawab.
2. Sistem elektronik yang digunakan harus bisa menjamin ketertelusuran produk, setidaknya dalam batas waktu 5 tahun terakhir.
3. Surat pesanan elektronik dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya pada saat pemeriksaan dan evaluasi, baik oleh pihak apotek maupun pihak PBF. 
4. Harus tersedia sistem backup data secara elektronik, dan mudah ditarik datanya saat dibutuhkan.
5. Surat pesanan elektronik yang dikirim ke PBF harus dipastikan penerimaannya oleh pihak PBF, yang dapat dibuktikan dengan pemberitahuan tertulis. 
   
   

Cara mengisi surat pesanan apotek

Sekarang kita masuk ke pembahasan cara mengisi/membuat surat pesanan obat kategori obat bebas, bebas terbatas, dan obat keras. Bagaimana caranya?

1. Masukkan nomor surat pesanan di bawah judul.
2. Setelah itu, identitas pemesan (nama apotek, nama apoteker, jabatan, nomor SIPA/SIK TTK). Untuk golongan obat keras, harus dipesan oleh apoteker penanggung jawab. 
3. Diikuti alamat, nomor telepon, dan identitas lainnya dari PBF yang dituju. 
4. Dilanjut dengan penjabaran jenis obat dan jumlah yang dipesan. Pastikan yang ditulis pada surat pesanan benar-benar sudah sesuai. Bisa dijabarkan dalam kolom yang tersedia sebagai berikut:
5. Kolom nomor, diisi dengan nomor urut.
6. Kolom nama obat, diisi nama obat, bentuk sediaan, kekuatan obat (bila ada), dan volume sediaan. Detail seperti ini diperlukan agar PBF tidak keliru saat mengirim pesanan obat. Contoh: Captopril tablet 25 mg atau Mylanta sirup 50 ml.
7. Kolom jumlah, diisi jumlah obat yang dipesan. Ditulis dengan angka dan diikuti satuan kemasannya. Contoh: 2 box, 1 flas, atau 1 botol (50 ml).
8. Di akhir surat pesanan apotek, beri tanggal pembuatan surat pesanan, tanda tangan apoteker, dan beri stempel apotek. 
   
   Contoh surat pesanan obat bebas, bebas terbatas, dan obat keras:
   

Sumber: blog.iik.ac.id

Surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor

Seperti yang sudah disebutkan di atas, surat pesanan apotek untuk golongan narkotika, psikotropika, dan prekursor harus dibuat terpisah dari surat pesanan reguler. Surat pesanan tersebut hanya digunakan untuk memesan obat yang termasuk golongan narkotika, psikotropika, dan mengandung prekursor, seperti pseudoephedrine, phenylpropanolamine, dll. Surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor harus dibuat oleh apoteker penanggung jawab yang ditujukan ke PBF.

Pastikan PBF yang kamu tuju, menjual obat narkotika, psikotropika, dan prekursor (dalam bentuk jadi) dari produksi industri farmasi yang sudah memiliki izin edar. Sehingga obat yang kamu terima, sudah terjamin mutu serta kualitasnya. 

Berbeda dari surat pesanan reguler, surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor terdiri dari tiga rangkap. Dua rangkap diserahkan ke PBF sesuai regulasi, dan satu rangkap untuk arsip apotek. Dimana dalam surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor harus berisi nama obat, zat aktif, bentuk dan kekuatan sediaan obat, jumlah, satuan, serta keterangan.   

Contoh surat pesanan narkotika, psikotropika, dan prekursor:

Pihak PBF akan mengirim pesanan obat yang diminta apotek dengan membawa faktur pembelian. Penyerahan obat ke pihak apotek disertai penyerahan faktur. Apoteker/pegawai apotek yang menerima obat harus melakukan pemeriksaan berupa:

1. Kemasan obat termasuk segel, label/penandaan harus dalam kondisi baik.
2. Mengecek kesesuaian nama, jenis, kekuatan sediaan obat, isi kemasan, nomor batch, tanggal kadaluarsa, dan jumlah pesanan, antara arsip surat pesanan dengan obat yang diterima dan faktur pembelian.

Jika hasil pemeriksaan sudah sesuai, simpan faktur pembelian bersamaan dengan arsip surat pesanan. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penelusuran ketika dibutuhkan. Kalau mau lebih mudah lagi, manfaatkan software apotek biar kamu nggak perlu bongkar-bongkar arsip kalau butuh sesuatu. Daftar Uji Coba Gratis Farmacare sekarang, untuk dapatkan semua manfaatnya! 

Referensi:

Faruq Azhar. 2 November 2020. Surat Pesanan Reguler (Obat Bebas, Bebas Terbatas, dan Keras). Blog.iik.ac.id: https://bit.ly/3K19p8e

Peraturan BPOM Nomor 24 Tahun 2021 Tentang Pengawasan Pengelolaan Obat, Bahan Obat, Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi di Fasilitas Pelayanan Kefarmasian. Jdih.pom.go.id: https://bit.ly/3jWmzsp