Bisnis apotek bisa dibilang sangat bergantung pada keberadaan kartu stok. Bagaimana tidak, usaha retail satu ini mengelola sampai 2.000 - 7.000 SKU produk obat, yang untuk mengetahui ketersediaan stoknya adalah dari kartu stok. Fungsi kartu stok obat jelas untuk mencatat mutasi obat, seperti penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak, dan kadaluarsa. 

Catatan mutasi obat

Fungsi kartu stok obat sebagai pencatat pergerakan obat, jelas untuk kelancaran operasional apotek. Dari kartu stok, dapat terlihat jumlah stok obat yang dimiliki sebuah apotek. Catatan mutasi satu jenis obat wajib dicantumkan dalam satu kartu stok yang sama. Jadi, jumlah kartu stok yang dimiliki sebuah apotek sama dengan banyaknya jenis produk yang dijual apotek. Data yang ada di kartu stok juga akan dipakai untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan barang, hingga distribusi (transaksi jual-beli) obat. 

Cara membuat kartu stok obat

Kartu stok punya data seperti nama obat, jumlah satuan, stok aman, tanggal ED, nomor batch, tanggal masuk/keluar barang, asal distributor/PBF, sisa stok, dan kolom paraf pegawai. Setiap ada stok barang masuk ataupun keluar, data di kartu stok harus segera diperbarui. Sehingga kamu bisa dengan mudah mengetahui sisa stok obat yang dimiliki apotek. Lewat kartu stok juga dapat diketahui jenis obat mana yang punya pergerakan cepat, lambat, atau bahkan dead stock.     

Pengontrolan kartu stok obat

Dibutuhkan juga aktivitas pengontrolan kartu stok yang disebut dengan stock opname. Stock opname merupakan kegiatan mencocokkan jumlah stok yang ada di sistem/pencatatan, dengan jumlah fisik yang ada di apotek. Jika terdapat selisih, harus segera disesuaikan kembali. Kenapa? Untuk memudahkan proses pemantauan stok barang dalam proses jual-beli, dan untuk memudahkan penelusuran bila ada pemeriksaan dari badan POM.       

Selain kartu stok obat yang masih dibuat secara manual, saat ini ada kartu stok obat digital yang diadaptasi dari pemanfaatan teknologi berupa software apotek. Era digital memunculkan tren penggunaan teknologi yang dapat memudahkan aktivitas manusia. Lalu, kenapa tidak dibuat juga untuk tujuan pengembangan bisnis apotek? 

Software apotek hadir untuk bantu mengurus operasional apotek jadi lebih simpel dan mudah. Sehingga pengembangan bisnis, tak lagi sulit terwujud. Kita ambil contoh penggunaan software apotek Farmacare, yuk! Setidaknya ada 4 fungsi kartu stok obat digital yang bisa kamu dapatkan, dan rasakan perubahannya. Apa saja? Simak ulasan berikut!

4 fungsi kartu stok obat digital bagi bisnis apotek

Pencatatan stok yang akurat adalah kunci suksesnya manajemen stok apotek. Manfaat dari pencatatan stok yang akurat, seperti selalu bisa memenuhi permintaan pelanggan, pengadaan barang jadi lebih efektif, meminimalisir barang ED, serta bantu apotek untuk bisa berkembang. Nah, kartu stok digital ini membuat pencatatan stok jadi lebih akurat, dengan cara yang simpel dan mudah. Berikut empat fungsi kartu stok obat digital bagi bisnis apotek!

1. Input data barang semudah membalikkan telapak tangan

Tampilan input data barang sistem apotek Farmacare

Kenapa mudah? Ya, kamu bisa memasukkan data barang yang dijual apotek menggunakan tiga cara pilihan. Pertama, melalui katalog barang Farmacare. Dalam katalog barang Farmacare, sudah tersedia ribuan nama produk obat mengikuti data BPOM, yang di dalamnya juga tertera informasi jenjang kemasan, komposisi, principal, izin edar, dan masa berlaku izin. Kamu tinggal pilih sesuai ketersediaannya di apotekmu, lalu input jumlah stok barang yang dimiliki saat ini, harga beli, serta harga jualnya. 

Kedua, jika apotek sudah punya data barang dalam bentuk excel, kamu tinggal memilih “Impor CSV” agar data di sistem lama bisa ditransfer langsung ke sistem Farmacare. Ketiga, menginput data barang satu per satu biar lebih detail. Seluruh data barang yang kamu input ke katalog, otomatis akan muncul di kartu stok digital. Kamu bisa melihatnya di menu “Stok”, yang merupakan kartu stok digital pada sistem Farmacare.      

2. Informasi stok barang tersaji lengkap dan ter-update otomatis

Tampilan informasi stok sistem apotek Farmacare

Setelah seluruh data barang di apotek masuk ke kartu stok digital, kamu bisa melihat tampilan seperti di atas. Informasi terkait stok barang tersaji lengkap. Mulai dari nama barang, stok barang, satuan, harga jual, harga beli, nilai stok, tanggal ED terdekat, dan ada tambahan informasi pareto (prioritas). 

Informasi pareto merupakan daftar barang yang dikelompokkan menggunakan analisis ABC. Dihitung berdasarkan besarnya kontribusi barang pada pendapatan apotekmu. Tujuannya agar kamu bisa mengutamakan barang dengan tingkat prioritas tinggi (A) ketika melakukan pengadaan barang, agar lebih efektif dan bantu kamu mencapai target omzet. Sedangkan, untuk barang yang terkategori stok mati, sebaiknya kamu promosikan lebih gencar agar bisa terjual dan hentikan dulu penambahan stoknya.

Setiap ada barang masuk (penambahan stok) atau barang keluar (terjadi transaksi penjualan), jumlah stok di kartu stok digital akan ter-update otomatis. Termasuk bila ada perubahan harga beli. Kamu akan diminta untuk menyesuaikan kembali harga jual agar margin yang telah ditetapkan tidak berubah. Ditambah kamu dapat melihat informasi barang yang punya tanggal ED terdekat, untuk bisa kamu jual lebih dulu atau diretur ke PBF. 

3. Pencatatan stok detail sampai ke “tulangnya”

Tampilan informasi stok di sistem apotek Farmacare

Masing-masing nama barang yang ada di kartu stok digital, bisa kamu klik untuk memperoleh informasi stok lebih detail. Seperti sisa stok, stok minimum yang harus dimiliki apotek, dan rata-rata penjualan per minggu. Data ini diperoleh dari perhitungan histori transaksi penjualan di apotek. Terdapat juga informasi harga jual, harga pokok, dan besar margin masing-masing barang. Kamu bisa dengan mudah mengecek kembali besar margin masing-masing barang, agar margin selalu sesuai. 

Tak hanya itu, kamu juga bisa melihat riwayat nomor batch dan tanggal ED barang dari setiap faktur pembelian yang diinput ke sistem Farmacare. Ini memudahkanmu ketika ingin melakukan penelusuran barang, atau mencari tahu asal barang dari PBF mana. Tentu sangat membantu, ketika akan melakukan pemesanan ulang stok ataupun retur ke PBF. Tinggal lihat informasi "Batch pada stok”, tanpa harus repot bongkar file faktur. 

4. Cek ulang histori stok lebih mudah lewat data riwayat stok

Tampilan riwayat stok pada sistem apotek Farmacare

Nah, ini berguna banget untuk mengetahui pergerakan stok barang. Jadi kalau ada barang yang hilang, bisa langsung ditelusuri untuk mencari tahu penyebabnya. Apalagi jika kamu sebagai pemilik tidak selalu berada di apotek. Kamu bisa dengan jelas mengetahui (detail per produk) kapan produk tersebut terjual, kapan stok produk datang, kapan jadwal stock opname produk, serta siapa pegawai apotek yang mengoperasikannya. 

Ini memudahkan pemilik apotek mengetahui bila ada kekeliruan, misal selisih stok karena barang hilang. Agar dapat ditindaklanjuti, dan menjadi bahan evaluasi ke depannya. Riwayat stok ini tercatat secara real time, sehingga bisa ditinjau kapan saja menggunakan smartphone-mu, tanpa harus datang ke apotek setiap hari.

Jika kamu ingin memperoleh keempat fungsi kartu stok obat digital di atas, untuk bantu menjalankan bisnis apotek, kamu bisa manfaatkan Uji Coba Gratis dengan mendaftar sekarang juga!