Akurasi Pencatatan Stok, Kunci Suksesnya Manajemen Stok
Kalau dipikir-pikir, sebenarnya kenapa, sih, apotek harus melakukan manajemen stok? Meskipun rumit, ada alasan tersendiri yang membuat manajemen stok penting untuk dilakukan. Ini dia jawabannya!
| IMPACT | Menerapkan | Tidak Menerapkan |
|---|---|---|
| Arus kas | Data stok yang valid membantu pengadaan barang sesuai anggaran. | Arus kas terganggu akibat barang over stock ataupun out of stock |
| Kecurangan | Apabila ada kecurangan atau stok hilang, dengan mudah diketahui jadi menghindari kerugian. | Tidak sadar apabila ada kecurangan yang menyebabkan selisih antara stok fisik dengan kartu stok |
| Pelanggan | Kebutuhan pelanggan selalu terpenuhi, pelayanan jadi lebih maksimal | Risiko memunculkan persepsi ‘apotek tidak lengkap’ |
| Regulasi | Siap sedia ketika ada peninjauan stok dari dinas terkait | Direpotkan oleh aturan mengelola stok yang terlanjur ED |
Nah, agar manajemen stok bisa dilakukan dengan sempurna – mulailah lakukan pencatatan stok yang akurat.
Akurasi Pencatatan Stok
Pencatatan sangat dibutuhkan untuk mengelola stok barang di apotek. Tanpa adanya pencatatan, akan sulit mengetahui kondisi stok di apotek sehingga tidak bisa melakukan perbaikan ataupun perencanaan. Pencatatan stok bisa dilakukan dengan mencatat secara manual di buku/kartu stok, atau secara digital menggunakan software. Wajib dilakukan secara konsisten untuk meminimalisir selisih stok di kartu dengan stok fisik di apotek.
Kenapa pencatatan stok harus akurat?
Manfaat pencatatan stok yang akurat:
- Jarang ada barang kosong saat ada permintaan pelanggan
- Pelanggan merasa puas dan memiliki persepsi baik terhadap apotek
- Memudahkan integrasi dengan berbagai channel penjualan
- Pengadaan barang dilakukan dengan lebih akurat dan efektif
- Meminimalisir barang ED
- Mudah saat akan melakukan retur barang
Sebaliknya, pencatatan stok yang tidak akurat mengakibatkan:
- Tidak tahu bila ada kelebihan stok yang menyebabkan dead stock, barang ED, dan apotek merugi
- Terpaksa menolak pelanggan karena stok kosong dan kebingungan mencari barang penggantinya
- Bingung saat pengadaan barang, order dilakukan tanpa perhitungan
- Barang ED lepas dari pantauan dan tidak bisa di-retur
Tips agar pencatatan stok menjadi akurat (kartu stok =
real stock)
| Do | Dont's |
|---|---|
| Segera input faktur saat setelah penerimaan barang | Tidak teliti dalam menginput data stok dan faktur barang |
| Pastikan barang-barang yang diterima sudah diperiksa dulu sebelum disimpan dan cocokkan kembali dengan faktur yang diinput | Tidak mencari tahu penyebab sering terjadinya selisih stok |
| Selalu catat data penjualan secara real time dan integrasikan dengan data stok | Tidak menerapkan metode first in first out (FIFO) atau last in first out (LIFO) |
| Lakukan stock opname secara berkala, misal 1 bulan sekali agar data lebih akurat | Tidak melakukan stock count dengan mengambil sampling stok setiap hari / minggu |
Metode pencatatan stok yang akurat
Semakin detail pencatatan data stok, semakin baik. Namun, melakukannya memang tidak mudah. Berikut ada dua cara yang bisa digunakan dalam pencatatan, tergantung manfaat yang ingin dicapai.
| Pencatatan informasi | Keunggulan | |
|---|---|---|
| Level 1 – Data Obat & Jumlah Stok | Nama & Jenis: Allopurinol 100mg - Tablet; Qty: 10 strips | Cepat & mudah diinput dan di-update |
| Level 2 – Data Obat, Jumlah Stok, Batch & ED | Nama & Jenis: Allopurinol 100mg - Tablet; Pabrik: Hexpharm; Qty: 10 strips →No. Batch A031D, ED 01/03/2024 = 5 strips; No. Batch A041E, ED 01/04/2025 = 5 strips | Lebih akurat dan memudahkan urusan ED/retur/re-call |
Cara pencatatan pertama lebih mudah dan cepat, dan cocok untuk:
- Barang tanpa ED
- Obat dengan harga pokok rendah
- Obat fast-moving
- Obat depan/obat bebas
Cara pencatatan kedua lebih detail tapi memakan waktu lebih lama, cocok untuk:
- Obat dengan harga pokok tinggi
- Obat slow-moving
- Obat belakang/obat resep
Jika ingin melakukan pencatatan stok, Anda bisa gunakan software apotek seperti
Farmacare. Kenapa? Karena proses pencatatan stok akan jadi lebih mudah dan cepat sehingga pekerjaan Anda tidak sia-sia, serta hasilnya pun jadi lebih akurat. Coba lakukan
Uji Coba Gratis untuk membuktikannya. Daftar
di sini sekarang!
