Namanya bisnis, tak terkecuali bisnis apotek – pasti ada up and down. Saat bisnis sedang tidak baik-baik saja, menyerah bukanlah pilihan. Kamu harus bisa menemukan penyebab masalahnya dan mencarikan solusinya. 

Mungkin masalahnya ada di manajemen operasional yang belum terkelola dengan baik. Ya, bisnis apotek memang tidak sederhana. Ribuan produk obat harus kamu perjual belikan, dan membuat operasionalnya jadi lebih rumit. Tapi, ada, kok, cara yang bisa buat manajemen operasional bisnis apotek jadi lebih simpel. Yaitu, dengan pemanfaatan software apotek terbaik. 

Kalau kamu mau bisnis apotek sukses dan berkembang, coba perbaiki lima kesalahan berikut menggunakan software apotek. Simak, yuk, apa yang bisa dilakukan software apotek terbaik untuk bisnis apotek di bawah ini!

Kesalahan pencatatan stok yang tidak akurat

Kenapa, sih, pencatatan stok di apotek harus akurat? Jawabannya, ternyata manajemen stok dapat memberi dampak langsung secara finansial. Seperti bila ada stok obat yang kosong dan baru taunya belakangan, terpaksa harus menolak pelanggan, kan. Belum lagi kalau ada barang yang over stock, atau bahkan dead stock, modal yang tertimbun pada stok tersebut tidak berputar sehingga mengganggu arus kas. 

Ditambah ada biaya yang dikeluarkan untuk kebutuhan penyimpanan barang. Semakin lama barang terjual, semakin tinggi biaya penyimpanannya. Padahal harga jual barang tidak bisa dinaikkan. Kalau sudah begini, nggak heran kalau bisnis apotekmu jadi mandek. Dampak lain, bawaannya curigaan mulu dengan pegawai kalau ada selisih. Membuat tingginya turnover karyawan dan mengganggu operasional apotek. 

Itu mengapa, perlunya manajemen/pencatatan stok yang akurat bila kamu ingin mencapai profit agar apotek berkembang. 

Apa yang bisa dilakukan software apotek terbaik?

Kamu akan memiliki kartu stok digital yang memuat detail informasi stok barang. Setiap ada penjualan, jumlah stok di kartu stok digital akan ter-update otomatis. Begitu pula saat ada pembelian. Ketika kamu menginput faktur pembelian ke sistem software apotek, stok barang baru akan terinput otomatis. Sehingga kecil peluang terjadinya selisih, antara real stok dengan jumlah stok yang ada di sistem. 

Pada kartu stok digital juga terdapat informasi harga jual dan harga pokok. Ketika kamu mengubah harga pokok (saat ada kenaikan harga dari PBF), kamu akan mendapat notifikasi untuk mengubah harga jual agar marginnya tidak berkurang. Tidak hanya itu, informasi kadaluarsa dan pareto juga tersedia di kartu stok digital. Sehingga barang yang hampir kadaluarsa bisa kamu jual lebih dulu, dan barang dengan tingkat prioritas tinggi (A) – bisa kamu dahulukan saat pengadaan agar dapat membantu kamu mencapai target omzet.           

Pengadaan stok obat masih pakai feeling

Kalau kamu masih sering melakukan hal ini, sebaiknya hentikan bila ingin usaha apotekmu berkembang. Menggunakan feeling memang nggak salah, hanya saja perhitungannya jadi tidak akurat. Bisa-bisa stok barang yang sebenarnya dibutuhkan, tertukar dengan stok barang yang kurang laku. Akibatnya, cuan pun tak didapat karena stok sering kosong, dan barang yang kurang laku hanya akan tertumpuk di gudang. Perputaran cash flow bisnis jadi tidak sehat.

Risiko lain dari pengadaan pakai feeling, sering membeli barang-barang yang ditawarkan sales PBF, padahal barang tersebut tidak dibutuhkan. Pada akhirnya, uang modal habis untuk pengadaan barang, namun perputaran balik modalnya lamban. Akibatnya, bisnis apotek hanya jalan di tempat, atau kamu terpaksa sering tombok untuk pengadaan barang. 

Apa yang bisa dilakukan software apotek terbaik?

Ya, jelas kamu bisa melakukan perencanaan pengadaan barang dengan perhitungan yang akurat. Software apotek akan menarik data dari histori penjualan di apotek untuk menentukan sisa stok, jumlah stok minimal, dan kelompok prioritas barang (pareto). Sehingga kamu tahu pasti, stok barang mana saja yang harus dipesan sesuai kebutuhan. 

Bahkan, kamu bisa menyesuaikan kebutuhan pengadaan dengan ketersediaan anggaran. Caranya, dahulukan pengadaan barang yang masuk kategori prioritas A, diikuti dengan barang yang sudah mencapai stok minimum. Sehingga penggunaan anggaran jadi lebih tepat guna. Pada software apotek seperti Farmacare, kamu bisa menemukan perencanaan pengadaan melalui fitur defekta. 

Defekta bisa menjadi acuan pengadaan, termasuk untuk menyeleksi penawaran obat dari sales PBF. Ketika barang yang ditawarkan ternyata tidak ada di daftar defekta, kamu bisa menolaknya. Sekaligus untuk mencocokkan lagi barang pesanan yang diterima dari PBF, apakah sudah memenuhi daftar barang di defekta? Jika belum, segera lakukan pemesanan kembali. Dengan begitu, kamu dapat meminimalisir risiko menolak pelanggan karena stok kosong.           

Mengesampingkan pelayanan karena sibuk ngurus hal lain 

Berkaitan dengan penerimaan obat, pegawai apotek wajib melakukan pengecekan atas kondisi/kualitas barang yang diterimanya dari PBF. Pastikan kamu tidak menerima barang kadaluarsa, kemasan yang rusak, dan harus mencocokkan nomor batch di kemasan dengan faktur yang diterima. Belum lagi harus melakukan pengarsipan faktur dan meng-update stok baru satu per satu. Juga harus mengatur penyimpanan stok barang di display berdasarkan urutan tanggal kadaluarsa terdekat - terjauh. 

Eitss, ingat semua itu dilakukan sambil tetap melayani pelanggan, lho. Jangan sampai pelanggan ditinggal, apalagi sampai harus buru-buru melayani pelanggan biar semua tugas cepat selesai. Nah, di sini letak tantangannya. Terkadang pegawai apotek harus mengorbankan salah satunya biar bisa fokus ke satu hal saja. Akibatnya ada tugas yang dikesampingkan dan berisiko pada pelayanan pelanggan yang setengah-setengah. 

Apa yang bisa dilakukan software apotek terbaik?

Ketika kamu memanfaatkan software apotek, meski sedang sibuk melayani pelanggan, proses penerimaan barang bisa dilakukan dengan lebih simpel. Kenapa? Ya, saat kamu menginput faktur pembelian ke sistem, data stok baru di kartu stok digital akan ter-update otomatis, beserta tanggal kadaluarsa dan nomor batch. 

Kamu tidak perlu lagi memperbaruinya satu per satu. Tinggal fokus mengecek kondisi barang yang diterima, sambil melayani pelanggan. Kamu pun tidak perlu menunda penginputan faktur karena bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.

Selain itu, penyimpanan stok barang pada display yang menggunakan metode FEFO (First Expired First Out), bisa disinkronkan dengan pencatatan barang keluar pada software ketika ada penjualan. Sehingga kamu nggak perlu ribet kerja dua kali untuk menyinkronkan ulang.           

Jarang melakukan stock opname

Biasanya stock opname (terutama yang dilakukan manual), jarang dilakukan karena memakan waktu, butuh konsentrasi, bahkan sampai harus tutup apotek – biar tidak ada transaksi jual–beli yang akan mengacaukan hasil stock opname. Pemilik dan pegawai apotek harus mencari momen yang tepat untuk melakukan stock opname – yang mana di saat itu biasanya penjualan lagi sepi agar kerugian akibat tutup apotek tidak terlalu besar.

Padahal, semakin sering stock opname dilakukan, pencatatan stok barang jadi makin akurat. Kamu juga bisa dengan mudah mengetahui (bila ada) selisih dan mencari tahu penyebabnya. Karena kalau sering-sering ada selisih dan dibiarkan begitu saja, lama-lama bakal boncos, kan? Makanya disarankan, stock opname dilakukan secara rutin 2 - 3 kali setahun. Meski prosesnya ribet, tapi ini baik untuk operasional bisnis apotek. 

Apa yang bisa dilakukan software apotek terbaik?

Stock opname obat adalah proses pencocokan jumlah stok fisik di apotek dengan stok yang ada di kartu stok. Bila stock opname manual dianggap merepotkan, kamu bisa memanfaatkan software apotek agar jadi lebih simpel. Bahkan bisa dilakukan dalam waktu beberapa jam saja. Kenapa bisa cepat? Karena masing-masing pegawai apotek bisa melakukan stock opname di waktu bersamaan, menggunakan smartphone mereka masing-masing. Tinggal cocokkan jumlah stok di kartu stok digital dengan real stock yang ada di apotek. Histori barang yang sudah di stock opname juga tersimpan pada sistem. 

Saat sedang melakukan stock opname, setiap ada barang masuk ataupun terjual, akan langsung memperbarui jumlah stok hasil stock opname yang sedang dilakukan. Sehingga tidak perlu mengulang prosesnya dari awal lagi. Jadi prosesnya lebih cepat, tanpa harus tutup toko. 

Itu dia empat kesalahan yang bisa bikin bisnis apotekmu mandek karena operasional yang tidak berjalan baik. Tapi tenang, semua kesalahan itu dapat diatasi dengan software apotek terbaik seperti Farmacare. Yuk, manfaatkan Uji Coba Gratis dengan mendaftar sekarang juga!