Kalau saya berbelanja ke minimarket seperti Indomaret atau Alfamart, saya sering melihat ada karyawan yang melakukan penghitungan jumlah stok alias stock opname. Di minimarket yang bukan bagian dari jejaring, kadang juga terlihat di bagian kantor atau gudangnya ada salah seorang karyawan yang sepertinya sedang melakukan entry faktur ke komputer.

Jumlah SKU (stock-keeping unit) alias jenis barang di minimarket biasanya tidak sebanyak jika dibandingkan dengan apotek pada umumnya. Menurut laporan keuangan Alfamart, minimarket dengan luas 100–150 m2 punya sekitar 3.800 SKU, sedangkan Alfaexpress (yang ukuran tokonya setara dengan rata-rata apotek) punya 1.000 SKU. Bandingkan dengan apotek yang bisa punya lebih dari 5.000 SKU. Variasi produk, jenis kemasan, nilai barang, dan nama item barang pun jauh lebih kompleks di apotek ketimbang minimarket. Akan tetapi, apotek biasanya hanya bisa mengalokasikan 1–3 karyawan di setiap shift yang juga harus fokus melakukan penjualan. Karyawan apotek tidak hanya ‘ngasir’ seperti di minimarket, tapi juga memberikan edukasi obat ke pelanggan. Aktivitas pemantauan stok maupun input faktur pun menjadi prioritas nomor sekian.

Bagaimana manajemen apotek bisa menyiasati segala keterbatasannya? Belum ada jawaban yang mudah untuk pertanyaan ini. Selain dengan menggunakan aplikasi yang khusus dirancang untuk manajemen apotek, perlu ada SOP (standard operating procedure) yang mumpuni, mulai dari prosedur penerimaan barang, retur penjualan, hingga kebijakan yang jelas untuk kasus-kasus tertentu seperti barang hilang, ED, atau hampir ED. Tidak lupa laporan keuangan, seperti riwayat penjualan, daftar barang-barang yang paling sering dibeli oleh pelanggan, barang-barang yang paling jarang dibeli, agar dapat menentukan kebijakan pembelian barang di apotek, karena tentunya kita tidak ingin kalau barang hanya mengendap di gudang. Untuk apotek jejaring skala kecil, perlu juga mulai dipikirkan strategi pengadaan yang terpusat sehingga apotek cabang tidak perlu lagi melakukan input faktur sendiri-sendiri.

Semua saran di atas pastinya tidak mudah untuk diterapkan, tapi bisa dibilang tidak ada pilihan lain bagi manajemen apotek untuk bekerja makin cerdas dan teliti, untuk bisa berkompetisi dengan minimarket (untuk obat bebas) dan apotek jejaring nasional dengan segala keunggulan sumber daya yang mereka miliki.

Aplikasi apotek atau software apotek seperti Farmacare, manajemen apotek bisa diatur dengan lebih baik, dengan:

• Kartu stok digital yang dibuat secara otomatis, terintegrasi dengan penjualan dan pembelian,
• Stok Opname yang bisa dilakukan tanpa tutup toko, dan dilakukan secara bersama-sama oleh banyak karyawan menggunakan HP,
• Pencatatan batch dan ED saat penerimaan barang, sehingga dengan mudah bisa melihat laporan barang yang akan ED dalam 3 bulan, 6 bulan, dan 1 tahun,
• Laporan barang-barang yang laris maupun yang tidak pernah dibeli (dead stock), hingga
• Indikasi ITO (inventory turn over) yang menunjukkan laju perputaran barang di apotek

Dengan Farmacare, manajemen stok apotek #JadiLebihMudah.