Poka-Yoke (“Mistake-Proof”) dan Tombol Andon (atau Andon Cord) adalah dua dari beberapa konsep _Lean Manufacturing_ yang diperkenalkan oleh Toyota. Poka-Yoke berarti merancang tempat kerja dengan seksama untuk meminimalkan kesalahan. Tombol Andon dipakai dalam proses produksi, di mana jika tombol ini ditekan maka semua aktivitas harus dihentikan sampai sumber kesalahannya ditemukan dan diselesaikan.

Mengapa Toyota mau mengorbankan tertundanya produksi hanya karena satu kesalahan, yang bisa jadi adalah masalah kecil? Mereka menemukan bahwa masalah kecil yang dilakukan berulang-ulang hingga menumpuk, akan segera menjadi masalah besar yang perlu waktu dan tenaga yang lebih banyak untuk melakukan koreksi dibandingkan dengan kerugian dari penundaan produksi. Berdasarkan hasil analisa masalah ini, Poka-Yoke pun dilakukan dengan sedetil-detilnya untuk mencegah hal yang sama terulang lagi. Konsep-konsep Lean Manufacturing inilah yang membuat perusahaan-perusahaan Jepang bisa merajai pasar otomatif dan elektronik dunia sejak era 1980-an hingga sekarang. Perusahaan-perusahaan otomotif non-Jepang saat itu biasanya punya “area perbaikan” tempat di mana mereka memperbaiki mobil yang telah selesai dibuat, tapi punya sedikit masalah. Biayanya ternyata jauh lebih mahal dan efeknya ke penundaan pengiriman barang ke konsumen juga lebih besar.

Dalam pengelolaan apotek pun, ada banyak potensi kesalahan. Salah penjualan karena salah penulisan kemasan barang, salah input faktur, salah pembayaran, keliru menempatkan barang di rak, hingga yang paling fatal adalah salah menyerahkan obat ke pelanggan. Dari pengamatan kami sejauh ini, pengelola apotek yang punya mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan sedini mungkin dan mengoreksinya sesegera mungkin punya kinerja yang lebih baik dibandingkan mereka yang, sengaja maupun tidak, membiarkan kesalahan berulang terus. Dari Toyota, kita bisa sama-sama belajar bahwa pencegahan dan koreksi dini jauh lebih hemat waktu dan tenaga dibandingkan dengan “hidden cost” yang muncul karena menumpuk masalah dan menunda penyelesaiannya ke waktu-waktu tertentu saja.

Satu cara untuk mencegah dan melakukan koreksi dini adalah dengan melakukan pencatatan secara disiplin, kontrol, dan evaluasi secara berkala. Pencatatan perlu dilakukan untuk semua kegiatan di apotek seperti barang masuk, barang keluar, retur, informasi Expired Date (ED), dan melakukan pengecekan berupa stock opname secara berkala. Walaupun karyawan sudah melakukan pencatatan, manajemen tetap perlu melakukan kontrol dan evaluasi apakah pencatatan sudah dilakukan dengan akurat dan oleh siapa. Dengan demikian, kesalahan bisa dideteksi sedini mungkin dan bisa diselesaikan dan diperbaiki sebelum menumpuk dan menjadi fatal.

Hal-hal di atas tentunya tidak mudah dilakukan, apalagi apabila masih mengandalkan pencatatan secara manual. Penggunaaan aplikasi apotek atau software apotek akan sangat membantu. Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memilih aplikasi apotek adalah:

• Pencatatan bisa dilakukan dengan user interface yang mudah, sehingga karyawan tidak perlu susah untuk belajar dan tidak ada alasan untuk tidak mencatat
• Pencatatan terintegrasi antara barang masuk dan keluar, sehingga bisa membuat kartu stok otomatis
• Setiap karyawan memiliki akun masing-masing, sehingga apabila ada kesalahan, manajemen bisa menelusuri siapa yang melakukannya
• Semua tercatat secara real-time dan bisa dilihat dari mana saja dan kapan saja, sehingga manajemen bisa melakukan kontrol secara reguler tanpa harus menunggu saat datang ke apotek
• Terdapat analisa data yang penting, dan notifikasi atas kejanggalan yang terjadi, sehingga manajemen bisa mengetahui adanya kesalahan dengan cepat

Farmacare adalah salah satu aplikasi apotek yang menawarkan semua keunggulan di atas, dan bisa dicoba secara gratis untuk mengelola apotek.