Stock opname merupakan kegiatan penghitungan jumlah stok persediaan barang untuk mencocokkan antara stok fisik dengan yang ada di kartu stok. Kenapa stock opname penting dilakukan? Ya, jelas untuk memperoleh data stok yang valid agar operasional apotek berjalan efektif dan dapat mengantisipasi kerugian. Juga untuk mengatur kembali stok barang berdasarkan tanggal kadaluarsanya. Sehingga seluruh pegawai apotek mengetahui kondisi stok dan arus keluar-masuknya barang secara pasti.

Hasil stock opname terbaru bisa dijadikan pembanding untuk hasil sebelumnya. Dari situ, Anda dengan mudah mengetahui kondisi perkembangan apotek, mendeteksi kecurangan (bila ada), dan menentukan strategi ke depannya. 

Apotek yang punya 2.000 - 7.000 jenis produk, membuat proses stock opname menjadi lebih kompleks. Apalagi bila dilakukan secara manual. Bahkan, terkadang apotek sampai harus tutup agar seluruh pegawai bisa fokus melakukan stock opname. Padahal, semakin sering melakukan stock opname (disarankan per bulan) – semakin akurat data yang bisa Anda peroleh. Tapi, kalau apotek sering-sering tutup, omzet dan profitnya jadi berkurang, dong. 

Nah, sekarang dengan pemanfaatan teknologi seperti aplikasi apotek, proses stock opname bisa lebih mudah dan cepat, lho! Memang apa, sih, perbedaannya? Yuk, simak ulasan Farmacare di bawah!

SOP (Standar Operasional Prosedur) stock opname di apotek pada umumnya

Agar proses stock opname berjalan efektif dan mengurangi kerja dua kali, lakukan langkah-langkah berikut:

• Menghentikan pergerakan barang masuk dan keluar apotek saat stock opname berlangsung
• Pastikan seluruh dokumen yang dibutuhkan sudah lengkap sebelum stock opname dimulai
• Lakukan proses stock opname dengan cermat dan teliti
• Buat laporan stock opname untuk bahan evaluasi ke depannya

Sebaiknya Anda sudah menetapkan jadwal rutin untuk melakukan stock opname. Beberapa hari sebelum jadwal stock opname, para pegawai apotek sudah diberi tahu agar tidak terlupa. Ketika seluruh pegawai terlibat, proses stock opname jadi lebih cepat. Apalagi bila dilakukan menggunakan aplikasi apotek.

Tak perlu ngeprint daftar stok barang karena data ada di aplikasi

Bila dilakukan secara manual, sebelum stock opname dimulai, biasanya para pegawai masih harus menyiapkan dokumen berupa seluruh daftar barang yang dijual apotek. Jumlah stok per barang yang ada di kartu stok manual, juga harus ditulis satu per satu di kertas. Untuk dicocokkan dengan real stok yang ada di apotek saat melakukan stock opname. Ada juga dampak dari pegawai yang lebih dulu melihat data stok. Mereka jadi tidak menghitung dengan teliti stok fisik, dan hanya menulis kembali stok yang tertera di print out. Serta, membuka celah kecurangan apabila stok di print out lebih besar dari stok fisiknya. 

Jika menggunakan aplikasi apotek, Anda tak perlu lagi repot ngeprint daftar barang dan menuliskan stoknya satu per satu. Kenapa? Karena semua daftar barang sudah tersimpan di aplikasi yang berguna saat stock opname. Seperti pada aplikasi Farmacare, Anda tinggal masuk ke fitur 'Stock Opname' dan seluruh data barang sudah tersedia di sana. Lalu, klik 'Mulai' untuk memulai proses stock opname. Dari setiap rak, masukkan nama barang satu per satu ke pencarian, dan lakukan pencatatan sesuai stok fisik. Aplikasi Farmacare menerapkan blind stock opname, dimana pegawai tidak bisa melihat stok yang tercatat di sistem. Tujuannya untuk menghindari kecurangan dan agar pegawai selalu lebih dulu menghitung stok fisik sebelum jumlahnya diinput sesuai perhitungan.

Karena aplikasi apotek bisa diakses secara online, setiap pegawai dapat melakukan stock opname dari smartphone mereka masing-masing. Bagi tanggung jawab secara adil menggunakan nomor urut barang di aplikasi. Misal, pegawai A melakukan stock opname pada rak kanan depan, pegawai B pada rak kiri depan, begitu seterusnya. Dengan begitu, stock opname bisa lebih cepat selesai, tidak kerja dua kali, dan masing-masing pegawai jadi lebih teliti. Jumlah barang yang sudah selesai diperiksa juga akan terlihat di aplikasi. Jika sudah semuanya, Anda tinggal klik 'Selesai'. Setelah itu, Anda bisa meninjau hasilnya atau melakukan pemeriksaan kembali (mengedit ulang) bila terdapat salah input. 

Melakukan stock opname tanpa harus tutup apotek 

Kenapa stock opname yang dilakukan manual sampai harus tutup toko? Ya, karena prosesnya lebih panjang dan memakan waktu. Bagaimana tidak, setelah semua data barang di-print serta menginput jumlah stok yang ada di kartu stok satu per satu, pegawai akan mengisi kolom jumlah real stok saat stock opname. Setelah selesai, mereka harus menyesuaikan lagi data satu per satu barang di kartu stok sesuai hasil temuan stock opname. Tak hanya itu, selisih stok pada lembar stock opname tadi masih harus direkap dan diperbarui datanya pada excel. Bila dalam proses rekap sudah ada pelanggan yang datang lagi, data stock opname kembali menjadi tidak akurat. Itu mengapa, apotek harus tutup sampai proses stock opname benar-benar selesai. Makin lama tutupnya, makin besar potensi kehilangan cuan. 

Nah, istimewanya aplikasi apotek seperti Farmacare – Anda dapat memangkas semua proses penginputan data hasil stock opname. Kenapa? Semua pencatatan keluar masuk stok dari penjualan ataupun penerimaan barang tetap tercatat di sistem, yang secara otomatis mengurangi atau menambahkan perhitungan fisik saat stock opname. 

Setelah stock opname selesai, pemilik dapat melakukan penyesuaian stok hanya dengan sekali klik 'Sesuaikan Stok'. Stok baru sesuai hasil stock opname, otomatis diperbarui ke kartu stok digital, tanpa harus menginputnya lagi satu per satu. Jelas lebih efisien dan tidak sulit jika sering-sering dilakukan. Karena semakin sering Anda melakukan stock opname, data stok barang jadi lebih akurat dan operasional apotek dapat berjalan lebih efektif. Prosesnya yang juga lebih cepat, membuat Anda tak perlu lagi sampai harus tutup apotek. 

Laporan stock opname otomatis dan dapat diunduh dengan mudah

Setelah data di lembar stock opname tadi selesai direkap dalam excel oleh pegawai, Anda baru bisa mendapatkan laporan stock opname. Anda harus benar-benar ada di apotek untuk memantau jalannya stock opname sampai proses rekap selesai. 

Sedangkan, dengan menggunakan aplikasi apotek seperti Farmacare – Anda bisa memantaunya dari jauh karena bisa diakses secara online. Laporan stock opname berisi rekapan barang-barang mana saja yang selisih, pencatatan dilakukan oleh siapa, dan juga estimasi selisih nilai dalam rupiah. Anda bisa melihat semua riwayat stock opname yang telah dilakukan. Jika membutuhkan laporan stock opname sebelumnya, Anda juga dapat melihatnya dari aplikasi – atau mengunduhnya dalam format excel untuk peninjauan lebih jauh. Sehingga Anda dapat membandingkan laporan stock opname dari waktu ke waktu, untuk dijadikan bahan evaluasi dan menemukan suatu benchmark. 

Jangan ragu untuk menggunakan aplikasi apotek agar stock opname jadi lebih mudah dan membuat Anda ingin lebih sering melakukannya. Lihat cara kerja Stock Opname di Farmacare melalui YouTube dan manfaatkan Uji Coba Gratis sekarang! 

Referensi:

Jurnal Blog. Cara Melakukan Stock Opname dengan Benar, Ini Langkahnya!. Jurnal.id: https://bit.ly/3VYMWvV