Setelah itu, akumulasikan skor di akhir untuk mendapatkan penilaiannya.

Skor 0 - 4 masuk kategori buruk, yang artinya bisnis apotek Anda seolah-olah berjalan dengan baik, namun sebenarnya ada celah kerugian yang tidak diketahui. Anda bisa menelisik kembali laporan keuangan bisnis, dan melihat apakah omzet/profit yang ditargetkan selama ini sudah pernah tercapai. Jika masih struggling, coba evaluasi lagi cara kerja bisnis apotek Anda. 

Skor 5 - 8 masuk kategori kurang, yang artinya meski Anda sudah tahu apa saja yang harus dilakukan untuk mengembangkan bisnis apotek, namun cara yang digunakan belum maksimal. Masih ada potensi untuk mendorong kinerja bisnis apotekmu lebih optimal.

Skor 9 - 10 masuk kategori baik, yang artinya performa bisnis apotek sudah baik dan selalu terpantau. Sehingga Anda lebih mudah mendeteksi bila terjadi kerugian, dan dapat segera mengatasinya. 

Minimalisir potensi kerugian bisnis apotek

Sebenarnya, potensi kerugian bisnis apotek bisa berasal dari mana saja, sih? 

1. Barang hilang, expired, atau dead stock
2. Stok kosong dan menolak pelanggan
3. Margin produk terlalu kecil karena salah set harga jual
4. Terpaksa harus tutup apotek saat stock opname
5. Faktor kecurangan karyawan

Nah, sayangnya – potensi kerugian di atas sering tak disadari oleh pemilik apotek. Kenapa? Ya, karena tidak terdeteksi dari awal sehingga jalannya apotek dianggap baik-baik saja. Padahal bisnis apotek hanya berjalan di tempat (tidak berkembang), atau bahkan merugi. 

Karena itu, Anda perlu tahu secara pasti seluruh data apotek – termasuk stok barang, pengadaan barang, harga jual barang, omzet penjualan, sampai kinerja SDM setiap harinya. Setelah itu, lakukan monitoring dan evaluasi secara berkala. Misal, lakukan stock count 2 - 3 kali seminggu dan stock opname 1 - 2 kali sebulan. Semakin sering Anda melakukan evaluasi, data yang diperoleh jadi semakin akurat. Evaluasi juga dilakukan untuk mengetahui area mana yang bermasalah, sehingga Anda dapat segera memperbaikinya. 

Pacu laju penjualan

Tinggi-rendahnya penjualan memang sangat mempengaruhi omzet bisnis. Tapi, bagaimana cara meningkatkan penjualan bisnis apotek?

Pertama, Anda wajib menetapkan target penjualan (harian/bulanan) yang jelas, membuat catatan penjualan yang terstruktur,  dan secara berkala melakukan evaluasi serta memonitor pencapaian. Training pegawai untuk melakukan up-sell dan cross-sell. Juga pastikan pegawai komunikatif dalam melayani pelanggan, tepat memberi alternatif pilihan ke pelanggan, dan tidak enggan membantu pelanggan mencari solusi dari masalah yang mereka hadapi. 

Kedua, pastikan ketersediaan barang memadai – terutama yang paling banyak dicari pelanggan harus selalu tersedia. Ketika pelanggan mencari barang yang stoknya kosong, segera catat di defekta untuk acuan pengadaan. 

Ketiga, maksimalkan tata letak barang agar meningkatkan keinginan pelanggan untuk membeli. Misal, letakkan barang kebutuhan sehari-hari di dekat kasir, seperti tisu, masker, vitamin, hand sanitizer, plester luka, minyak kayu putih, dan lainnya. 

Keempat, sediakan fasilitas pembelian secara online dan delivery. Ini bisa dilakukan dengan menyebarkan informasi bahwa apotek bisa melakukan delivery dengan pemesanan melalui WA ke masyarakat sekitar. Atau, gunakan platform online yang sudah ada, seperti Halodoc, GoApotik, atau marketplace. Baca E-Book: Apotek Berjualan Online sebagai panduan.

Kelima, bekerja sama dengan dokter/instansi untuk meningkatkan referensi. Buat skema bagi hasil atau bonus untuk meningkatkan potensi pemberian referensi ke apotek Anda.

Keenam, tetapkan strategi harga jual yang bersaing. Misal, obat bebas/fast moving hanya dinaikkan 10%, obat swamedika 10% - 20%, dan obat resep 25%. Jangan lupa untuk selalu memonitor perubahan harga pokok dari supplier agar target omzet selalu sesuai. Ketika ada perubahan harga pokok, sesuaikan lagi harga jual barang – terutama bila ada margin yang di bawah 10%. Selalu cek selisih kas harian dan tegur pegawai bila selisihnya terlalu besar. 

Ketujuh, tetapkan margin keuntungan sekitar 20% - 25%, agar harga jual tetap bersaing. Setelah dikurangi biaya operasional – masih ada laba bersih yang bisa diperoleh. Jika Anda menetapkan margin di atas 35%, ditakutkan harga jual menjadi tidak kompetitif, membuat apotek terkesan mahal, dan sepi pembeli. 

Maksimalkan perputaran stok barang

Ini dimulai dari pengadaan barang yang efektif. Karenanya dibutuhkan sebuah perencanaan yang berpatok pada defekta (daftar barang yang perlu dipesan). Defekta menjadi akurat bila pencatatan keluar-masuknya barang dilakukan dengan benar dan minim selisih stok. Dengan begitu, Anda bisa melakukan order barang yang benar-benar mau habis (sudah mencapai stok minimal) untuk menghindari stok kosong, dan tidak memesan barang yang stoknya masih banyak karena berpotensi menjadi dead stock. 

Pencatatan stok sangat penting bagi bisnis apotek, mengingat jumlah barang yang dijual apotek bisa mencapai 2.000 - 7.000 produk. Agar pencatatan stok menjadi akurat, evaluasi juga harus dilakukan secara berkala untuk meminimalisir selisih stok. Disarankan selisih stok antara pencatatan dan stok fisik kurang dari 2% nilai inventori, bila tak ingin boncos.

Dari pencatatan stok, Anda bisa menarik data barang-barang yang punya kontribusi besar terhadap penjualan (analisis pareto), dan barang yang paling banyak dicari (stoknya harus memadai). Sehingga bisa diprioritaskan saat pengadaan barang. Selain itu, pencatatan stok yang akurat bantu Anda mengetahui secara pasti barang yang mau ED untuk diretur ke PBF, atau bisa dijual lebih dulu. 

Setelah perencanaan pengadaan melalui defekta selesai, lakukan pembelian yang tidak melebihi pendapatan. Usahakan pembelian tidak boleh lebih dari 80% omzet penjualan. Agar masih ada kas tersisa untuk biaya operasional dan laba bersih. Cari PBF/supplier yang bisa memberi harga terbaik. Jangan lupa untuk mempertimbangkan juga lead time saat melakukan order/pengadaan. Jika pengadaan dilakukan dengan efektif, perputaran stok barang juga menjadi lebih maksimal. Modal yang tertumpuk di stok dapat diminimalisir. 

Nah, urusan pengelolaan bisnis apotek bisa lebih mudah dengan bantuan software apotek seperti Farmacare. Buktikan dengan mendaftar Uji Coba Gratis di sini sekarang!

Referensi:

Farmacare. E-Book: 5 Pilar untuk Maksimalkan Bisnis Apotek. Farmacare.id: https://www.farmacare.id/ebook