Kenapa, sih, pengelolaan stok menjadi penting? Ya, namanya bisnis ritel, apalagi apotek, mengatur stok produk itu nggak gampang, lho. Manajemen stok jadi penting agar apotek Anda tidak memiliki stok terlalu banyak yang berpotensi menjadi dead stock. Atau, kekurangan stok juga bahaya, karena bila stok produk habis — Anda terpaksa harus menolak pelanggan, yang mempengaruhi omzet dan apotek Anda bisa dianggap tidak lengkap.

Jumlah stok yang terlalu banyak atau terlalu sedikit, dapat mengakibatkan kerugian. Itu mengapa, manajemen stok di apotek wajib dilakukan jika ingin profit. Tapi, bagaimana cara mengelola stok obat yang efektif dan memudahkan pegawai? Berikut Farmacare punya rahasianya. Simak, yuk!

Lakukan pengadaan stok obat dengan efektif

Apoteker sekaligus pemilik apotek, Ratih Puspitarini mengungkap pentingnya mengetahui stok barang yang sudah mencapai stok minimum (buffer stock) dan berapa lama waktu yang dibutuhkan saat pemesanan hingga barang sampai di apotek (lead time). Sehingga Anda dapat memesan di waktu yang tepat. Disarankan Anda punya stok minimal untuk 3 hari dan maksimal 10 hari hingga stok barang berikutnya datang.

Lalu, dalam menjalankan bisnis apotek, memperkaya akses ke PBF (Pedagang Besar Farmasi) menjadi hal yang harus dilakukan. Jangan sampai Anda sulit mendapatkan stok obat hanya karena nggak tahu harus mencarinya kemana.

Ratih menambahkan, Anda wajib tahu informasi PBF mana saja yang menjual produk obat tertentu. Paling tidak Anda mengetahui lebih dari 2 PBF yang menjual produk obat yang sama. Jalin hubungan baik dengan masing-masing PBF tersebut. Sehingga ketika di 1 PBF stoknya kosong, Anda langsung tahu harus memesan lagi kemana. Anda tidak hanya bergantung pada 1 PBF. Apalagi kalau produk obat tersebut permintaannya sedang tinggi, jangan sampai terjadi kelangkaan di apotek yang dapat menurunkan pemasukan. Lebih lengkapnya bisa Anda simak di sini.

Nah, untuk apotek baru, keputusan pengadaan obat bisa ditentukan melalui survei market, produk apa yang sekiranya sedang tren. Atau, Anda bisa mengetahuinya dari daftar 50 Top Brand kategori produk obat. Dari situ Anda bisa menentukan produk apa saja yang sebaiknya diadakan, agar perputaran bisnis berjalan dengan baik di awal.

Baru setelah Anda memiliki histori penjualan atau pencatatan defekta, Anda bisa melakukan pengadaan obat mengikuti defekta tersebut. Sekaligus menambah produk obat baru yang juga banyak dicari konsumen, tapi belum tersedia di apotek.

Setiap barang datang, utamakan meng-input data di kartu stok

Kartu stok obat menjadi barang yang wajib ada karena berfungsi sebagai pengendali persediaan obat di apotek. Kartu stok harus di-update secara berkala setiap ada pergerakan obat. Di dalam kartu stok terdapat informasi nama obat, tanggal kadaluarsa, nomor batch, jumlah barang masuk beserta tanggal masuk, jumlah barang keluar beserta tanggal keluar, dan sisa persediaannya.

Dalam bisnis apotek, peninjauan oleh dinas terkait memang sering dilakukan dan kartu stok menjadi syarat penilaian tingkat kelayakan sebuah apotek. Karena itu, pencatatan data di kartu stok harus selalu dilakukan. Setiap ada barang datang, pegawai di apotek harus segera melakukan pencatatan kartu stok. Namun, ada kondisi dimana barang baru datang dan belum sempat dicatat atau bahkan belum dipajang di rak — sudah ada konsumen yang mencarinya. Jika seperti ini, konsumen tetap harus kita layani lebih dulu. Setelah selesai, segera lakukan pencatatan data ke kartu stok tanpa menundanya lagi.

Konsistensi pencatatan kartu stok harus selalu diutamakan. Kenapa? Agar keseimbangan data yang ada di kartu stok dengan kondisi real semakin mendekati 100%. Terlebih apotek punya ribuan produk yang masing-masingnya harus punya kartu stok sendiri. Nah, di sini penggunaan software apotek dapat membantu proses pencatatan kartu stok jadi lebih efisien dan akurat. Sehingga meminimalisir terjadinya selisih stok dan menjaga operasional apotek berjalan efektif.

Melakukan cycle count secara berkala

Istilah cycle count dikenal sebagai metode penghitungan jumlah fisik stok dan membandingkan dengan data di sistem (kartu stok), serta mengoreksi jika terdapat kesalahan. Metode ini harus dilakukan secara berkala agar tingkat akurasi data inventaris dengan data real di apotek menjadi lebih akurat.

Cycle count sendiri biasa dilakukan dengan mengambil sampling beberapa produk yang tingkat penjualannya tinggi (paling laris) atau beberapa produk yang mewakili lokasi penempatan yang berbeda. Susun jadwal dalam satu bulan menggunakan 100 item sampel secara bergilir untuk dilakukan cycle count. Masing-masing sampel mewakili kelompoknya.

Jika satu sampel terdapat selisih stok, berarti Anda harus mengecek satu kelompok yang sama karena mungkin juga terdapat selisih. Ini akan mempermudah Anda memperoleh update stok setiap harinya, dan langsung tahu bila ada ketidak-cocokan data di kartu stok dengan stok fisik di apotek.

Dengan menggunakan sampling, proses pengecekan jadi lebih cepat bahkan pegawai apotek bisa melakukannya sambil melayani konsumen. Disarankan, cycle count dilakukan setiap hari bila apotek sangat ramai, atau seminggu tiga kali jika tidak begitu ramai.

Semakin sering stock opname, kartu stok makin akurat

Stock opname yang dilakukan secara manual memang memakan waktu berhari-hari. Bahkan, apotek terpaksa harus tutup agar seluruh pegawai bisa fokus melakukan stock opname. Karena khawatir operasional bisnis terganggu dan mengurangi pendapatan, membuat pemilik apotek harus berpikir dua kali jika ingin melakukan stock opname. Akhirnya, pemilik apotek memilih hanya melakukan stock opname sebanyak 1–2 kali dalam 1 tahun.

Padahal, semakin lama jeda stock opname, semakin tidak akurat data yang dimiliki. Jadi, semakin sering melakukannya, akan lebih baik. Itu mengapa, dibutuhkan software apotek seperti Farmacare yang dapat memudahkan pegawai dalam melakukan stock opname. Terlebih dengan adanya software apotek, transaksi jual-beli dapat terus berjalan, meski sedang melakukan stock opname.

Proses stock opname jadi bisa dilakukan secara rutin setiap satu bulan sekali. Karena dengan memiliki basis data yang relevan, menjadi kunci operasional apotek yang efektif dan dapat meningkatkan profit. Jika Anda tertarik ingin menikmati kemudahan yang ditawarkan software apotek ini, Anda bisa manfaatkan kesempatan Uji Coba Gratis dengan mendaftar di sini sekarang!

Referensi:

• Pujakesuma. 27 Januari 2020. Pengertian dan Tujuan Cycle Counting di Gudang — 4 Hal yang Harus Anda Ketahui. Mediascm.xyz: https://bit.ly/3R3qJdv
• Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 14 Tahun 2021 Tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan. Persi.or.id: https://bit.ly/3Tw5x1m
• Farmacare ID. 12 Agustus 2021. Farmabinar #2: (Part 3) Strategi dan Tips Pengadaan Barang Apotek. Youtube.com: https://bit.ly/3pYk4Fs
• Farmacare ID. 12 Agustus 2021. Farmabinar #2: (Part 2) Efisiensi Pengelolaan Persediaan Farmasi. Youtube.com: https://bit.ly/3Q0TC8z