Jika kamu ingin melakukan perbaikan (turnaround) tapi belum siap beralih ke aplikasi, kamu bisa saja melakukannya secara manual. Namun, bersiaplah: ini akan menguras keringat dan membutuhkan disiplin baja.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membereskan kekacauan tersebut:

Langkah 1: "Puasa" Operasional & Stok Opname Total

Kamu tidak bisa merapikan kapal yang sedang bocor sambil terus berlayar tanpa henti.

Tindakan: Tutup apotek selama 1-2 hari (atau lakukan setelah jam operasional).

Manual Way: Hitung fisik seluruh barang. Catat di kertas plano besar berdasarkan rak. Jangan ada satu strip pun yang terlewat. Ini adalah "Titik Nol" kamu. Tanpa data awal yang akurat, upaya turnaround akan sia-sia.

Langkah 2: Audit "Obat Mati" & Barang ED

Apotek berantakan biasanya karena rak dipenuhi barang yang tidak laku atau sudah kadaluwarsa.

Tindakan: Pisahkan barang yang tidak pernah laku dalam 3 bulan terakhir.

Manual Way: Buat buku khusus "Barang Mati". Catat tanggal kadaluwarsa (ED) setiap barang di buku besar. Beri label stiker warna pada box obat: Merah (ED < 6 bulan), Kuning (ED 6-12 bulan). Tim apotek harus mengecek label warna ini secara manual setiap minggu.

Langkah 3: Re-Strukturisasi Rak (Alfabetis vs Farmakologi)

Rak yang berantakan adalah sumber utama kesalahan pemberian obat.

Manual Way: Tata ulang rak secara alfabetis (A-Z). Pasang label nama obat yang jelas di bibir rak.

Disiplinnya: Petugas dilarang keras menaruh obat di tempat yang salah. Jika salah letak, Kamu akan kehilangan barang tersebut karena secara manual tidak punya fitur "Search".

Langkah 4: Paksa "Budaya Mencatat" Detik Itu Juga

Inilah bagian tersulit dalam merapikan apotek secara manual.

Tindakan: Pasang kartu stok di setiap item obat.

Aturan Main: Jika ada penjualan 1 tablet, tulis saat itu juga. Jika ada barang datang, tulis saat itu juga.

Risiko: Di tengah antrean pasien yang ramai, staf biasanya lupa mencatat. Dalam sistem manual, lupa mencatat = data rusak. Tim apotek harus memeriksa seluruh kartu stok setiap malam sebelum pulang untuk memastikan semuanya sinkron.

Langkah 5: Rekapitulasi Keuangan "Buku Hitam"

Berhenti menebak-nebak sisa saldo di laci.

Manual Way: Sediakan satu buku besar untuk mencatat uang keluar (biaya operasional, bayar PBF) dan uang masuk.

Tantangan: Setiap faktur yang datang harus segera diarsip dan dijadwalkan tanggal jatuh temponya di kalender meja. Jika kalender hilang, kamu siap-siap diblok oleh PBF.

Kesimpulan: Kapan Harus Berhenti Berjuang Manual?

Merapikan apotek yang berantakan dengan cara manual adalah cara yang sangat bagus untuk memahami "rasa sakit" dalam mengelola data. Kamu akan sadar bahwa:

• Kamu menghabiskan 80% waktu untuk administrasi, bukan melayani pasien.
• Kamu sulit mengambil keputusan karena data ada di ribuan lembar kertas.
  
• Tim apotek akan sangat stres karena beban kerja administratif yang tinggi.

Jika setelah 30 hari melakukan cara manual ini kamu merasa "Saya lelah, saya ingin fokus jualan saja," maka itu adalah sinyal bahwa apotek sudah mulai tumbuh dan butuh bantuan sistem otomatis seperti Farmacare.

Turnaround manual itu mungkin, tapi turnaround dengan digital itu jauh lebih berkelanjutan.