Halo, Farmapreneur! Dalam operasional harian apotek, kita tentu tidak asing dengan lembaran kertas yang datang bersama dengan barang dari distributor atau PBF (Pedagang Besar Farmasi), yaitu faktur pembelian.

Apa itu Faktur Pembelian di Apotek?

Secara definisi, faktur pembelian di apotek adalah dokumen sah yang menjadi bukti transaksi pembelian dan penyerahan perbekalan farmasi seperti obat-obatan, alat kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) dari PBF ke apotek.

PBF biasanya menerbitkan Faktur Reguler untuk komoditas obat bebas maupun obat keras. Namun, untuk komoditas khusus seperti Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan Obat-Obat Tertentu (OOT), faktur yang diterbitkan harus terpisah.

Kegunaan Faktur

Bagi apotek dan PBF, faktur pembelian memiliki peranan penting sebagai dokumen transaksi sah yang menjamin akurasi stok hingga pelaporan keuangan. Di sisi PBF, faktur berfungsi sebagai instrumen penagihan untuk memantau status piutang dan kepatuhan pajak, sementara bagi apotek, dokumen ini adalah bukti pengadaan barang yang menjadi sumber pencatatan stok serta laporan laba rugi. Melalui faktur, apotek dapat melakukan pencocokkan antara pesanan dan fisik barang yang diterima, termasuk detail lainnya seperti nomor batch dan tanggal kedaluwarsa, sekaligus menjadikannya acuan utama dalam menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) untuk menentukan harga jual yang kompetitif.

Contoh Faktur

Apa saja yang ada di Faktur?

Berikut komponen yang umumnya terdapat dalam faktur pembelian di apotek :

• Nomor faktur
• Tanggal penerbitan faktur
• Identitas PBF penerbit seperti nama, alamat, nomor izin, alamat, nomor telepon dan NPWP
• Identitas outlet penerima barang seperti nama outlet, alamat, nomor telepon dan NPWP
• Nama barang, batch, expired date, jumlah, satuan, harga, diskon dan total faktur
• Tanda tangan/paraf apoteker PBF
• Tanda tangan/paraf pegawai gudang yang menyiapkan barang
• Tanda tangan/paraf penerima di apotek (apoteker atau TTK), dilengkapi dengan stempel sarana

Cara Mencatat Faktur di Apotek

Supaya operasional Anda terhindar dari kerugian, pastikan Anda memperhatikan hal berikut saat menginput faktur ke sistem :

1. Pastikan Identitas Faktur Benar: Pastikan nama PBF, nomor faktur, dan tanggal jatuh tempo tercatat dengan benar. Tahap ini penting untuk mempermudah rekonsiliasi data di kemudian hari.
2. Cek Kesesuaian Faktur dengan Kondisi Fisik: Lakukan pemeriksaan nama obat, jumlah, nomor batch, hingga tanggal kedaluwarsa (ED) antara detail faktur dengan barang yang diterima di apotek.
3. Pilih Komponen Harga dan Pajak yang Sesuai: Masukkan harga beli dasar, diskon, dan PPN 11% dengan benar. Akurasi dalam menginput komponen biaya ini akan menentukan ketepatan Harga Pokok Penjualan (HPP), sehingga margin keuntungan apotek Anda tetap terjaga.
4. Periksa Satuan Jual dan Konversi: Pastikan satuan barang yang dibeli (misal: box) telah terkonversi dengan benar ke satuan jual (misal: tablet atau strip). Hal ini sangat penting untuk mencegah terjadinya selisih stok yang sering kali merugikan saat stok opname.

Panduan Penyimpanan dan Pengarsipan Faktur di Apotek

Sesuai standar kefarmasian, seluruh dokumen pengadaan wajib disimpan minimal selama 5 tahun. Agar dokumen di apotek Anda lebih mudah dikelola, berikut tips cara penyimpanannya :

1. Pemisahan Status Pembayaran: Bedakan lokasi penyimpanan antara faktur yang belum jatuh tempo dengan yang sudah lunas. Berikan tanda "LUNAS" pada faktur setelah dibayar untuk mempermudah pengecekan.
2. Pengarsipan Berdasarkan PBF: Untuk faktur yang sudah lunas, lakukan pengelompokkan berdasarkan nama PBF, kemudian susun menurut tanggal jatuh tempo dan nomor faktur. Pola ini akan mempercepat proses pencarian data saat diperlukan untuk keperluan audit atau rekonsiliasi.
3. Klasifikasi Sesuai Regulasi: Pisahkan dokumen ke dalam kategori reguler dan kategori khusus (Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan OOT). Pemisahan ini penting untuk memastikan keamanan pelaporan dan memenuhi standar pemeriksaan instansi terkait.
4. Penyimpanan Fisik yang Aman: Simpan dokumen dalam map di tempat yang kering. Hal ini penting untuk menjaga fisik kertas agar tidak lembap dan rusak.

Digitalisasi sebagai Solusi Praktis

Manfaatkan fitur unggah faktur pada sistem apotek Anda untuk menyimpan foto faktur secara digital. Dengan beralih ke sistem seperti Farmacare.id, seluruh riwayat pembelian tersimpan aman di cloud dan dapat diakses secara instan tanpa perlu bongkar dokumen.

Pengelolaan faktur dengan disiplin adalah fondasi utama dari apotek yang sehat, terkendali, dan menguntungkan. Dengan memahami dan mengelola faktur secara teliti, Anda tidak hanya menjaga kesehatan arus kas, tetapi juga memastikan setiap sediaan farmasi di apotek Anda memiliki riwayat yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Siap membuat operasional apotek jadi lebih simpel? Jadikan pengelolaan faktur Anda jauh lebih praktis, aman, dan akurat bersama Farmacare.id.