Halo Farmapreneur!

Tahukah Anda bahwa mengelola stok sediaan farmasi di apotek ibarat menjaga jantung bisnis kesehatan Anda tetap berdetak? Jika pengelolaannya tidak rapi, operasional dapat "tersumbat" dan pelayanan kepada pasien pun pasti ikut terhambat. Manajemen stok yang efektif bukan cuma soal tumpukan kotak di rak, tapi strategi pintar supaya apotek Anda tetap profit dan terpercaya.

Mengapa Anda Wajib Mengelola Stok?

Selain untuk menjamin kelancaran operasional sesuai standar regulasi, pengelolaan stok bertujuan untuk : 

• Menjamin Ketersediaan Obat: Agar saat dibutuhkan pasien, obat tersedia dalam jumlah dan dosis yang tepat.
• Efisiensi Operasional: Menjaga stok tetap optimal dan terhindar dari overstock maupun kekosongan yang merugikan.
• Menjaga Kualitas & Keamanan: Memastikan penyimpanan sesuai standar serta memantau tanggal kedaluwarsa dengan metode FEFO dan FIFO.
• Mencegah Kerugian Finansial: Meminimalisir risiko barang hilang, rusak, atau kedaluwarsa.
• Akurasi Data: Melakukan stock opname rutin untuk mencocokkan fisik dengan catatan kartu stok.
• Acuan Pengadaan: Menjadi dasar perencanaan pembelian ke PBF agar lebih efektif.

Apa Kata Permenkes Soal Pengelolaan Stok Farmasi?

Peraturan mengenai pengelolaan stok sediaan farmasi sudah jelas tertuang dalam Permenkes No. 73 Tahun 2016. Regulasi ini mengatur siklus manajemen sediaan farmasi, alat kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) agar tetap aman, efektif, dan efisien.

Berdasarkan Pasal 3 Ayat 1 (a), berikut adalah tahapan pengelolaan yang wajib diterapkan di apotek : 

a. Perencanaan

Dalam membuat perencanaan pengadaan, Anda perlu memperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, serta budaya dan kemampuan masyarakat sekitar. Jadi, stok yang disediakan benar-benar tepat sasaran.

b. Pengadaan

Untuk menjamin kualitas pelayanan, pengadaan sediaan farmasi wajib melalui jalur resmi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pastikan supplier memiliki legalitas yang jelas. 

c. Penerimaan

Tahapan ini penting untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga yang tertera dalam Surat Pesanan (SP) dengan kondisi fisik yang diterima di apotek.

d. Penyimpanan

Obat wajib disimpan dalam wadah asli pabrik dengan label yang jelas mencantumkan nama, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa guna mencegah kontaminasi. Simpanlah pada kondisi yang sesuai untuk menjaga stabilitasnya dan pisahkan dari barang lain.

Tips: Susun obat secara alfabetis berdasarkan bentuk sediaan dan kelas terapinya. Gunakan sistem FEFO (kedaluwarsa terdekat keluar dulu) dan FIFO (stok lama keluar dulu) untuk mencegah kerugian.

e. Pemusnahan

Produk rusak atau kedaluwarsa wajib dipisahkan agar tidak bercampur dengan stok layak pakai. Pemusnahan narkotika/psikotropika wajib disaksikan Dinas Kesehatan, sedangkan obat lain disaksikan tenaga kefarmasian setempat, disertai Berita Acara Pemusnahan (Formulir 1). Resep yang sudah disimpan lebih dari 5 tahun juga dapat dimusnahkan dengan cara dibakar dan dilaporkan (Formulir 2). Terkait produk recall dari BPOM, apotek wajib mengikuti instruksi penarikan secara ketat.

f. Pengendalian

Pengendalian dilakukan agar stok tetap optimal. Pantau setiap pergerakan barang menggunakan kartu stok (manual atau elektronik) yang memuat nama obat, tanggal kedaluwarsa, jumlah masuk/keluar, dan sisa saldo.

g. Pencatatan dan Pelaporan

Dokumentasikan seluruh alur barang sejak surat pesanan, faktur, kartu stok, hingga nota penjualan. Lakukan pelaporan internal untuk manajemen apotek dan pelaporan eksternal (seperti laporan narkotika/psikotropika) sesuai kewajiban regulasi.

Mau Kelola Stok Tanpa Ribet?

Nah, biar nggak ribet mencatat kartu stok secara manual yang rawan kesalahan, Anda bisa gunakan software apotek seperti Farmacare. Dengan bantuan fitur digital, semua poin di atas bisa Anda kelola dengan lebih cepat, akurat, dan otomatis!