Dalam hitungan berapa hari lagi Lebaran 2023 akan tiba. Pemerintah juga sudah menetapkan tanggal libur nasional (cuti bersama) menjadi tujuh hari, mulai tanggal 19 April - 25 April 2023. Libur panjang Idul Fitri membuat pelaku bisnis terpaksa harus meliburkan karyawannya, termasuk bisnis apotek. 

Tapi, jika kamu sebagai pemilik apotek (PSA) ingin apotek tetap buka, mungkin penetapan jadwal piket jaga bisa diberlakukan. Manajemen apotek bisa dibuat lebih simpel agar mudah dikelola oleh satu orang pegawai yang sedang piket jaga apotek. 

Definisi manajemen apotek

Manajemen apotek adalah yang berkaitan dengan seluruh urusan pengelolaan apotek setiap harinya, sesuai sumber daya dan keadaan apotek agar dapat berjalan lancar. Manajemen apotek meliputi urusan pencatatan stok dan penjualan, pengadaan barang, stock opname, penyimpanan barang, serta pelayanan pelanggan.

Nah, banyaknya emban tugas yang harus dikerjakan pegawai piket seorang diri – berikut beberapa tips manajemen apotek yang mudah dan simpel, agar lebih siap hadapi momen libur panjang Idul Fitri.

Tips manajemen apotek kala libur panjang Idul Fitri

Manajemen apotek yang simpel dapat terwujud berkat pemanfaatan teknologi seperti software apotek. Ada banyak pekerjaan dalam manajemen apotek yang dipermudah karena adanya software apotek. Apa saja? Yuk, simak ulasan Farmacare di bawah ini!

Lebih pintar kelola stok dengan kartu stok digital

Kartu stok di apotek berfungsi sebagai pencatat pergerakan obat (masuk dan keluar dari apotek). Agar pekerjaan pegawai jadi lebih mudah, pencatatan keluar-masuknya barang harus bisa dilakukan secara otomatis. 

Baca juga: Akurasi Pencatatan Stok, Kunci Suksesnya Manajemen Stok

Otomatis di sini maksudnya, ketika ada barang datang (masuk ke apotek), cukup dengan input faktur pembelian, stok barang baru di kartu stok digital otomatis bertambah. Tidak hanya memperbarui jumlah stok, namun juga informasi terkait tanggal kadaluarsa dan nomor batch obat. Ini akan memudahkan ketika kamu ingin melakukan penelusuran barang atau mencari tahu asal barang dari PBF mana. 

Begitu pula ketika ada penjualan, saat ada barang laku terjual, stok barang di kartu stok digital otomatis berkurang. Pegawai tidak perlu lagi repot memperbarui kartu stok barang satu per satu. Ini juga memudahkan mereka menangani bila ada barang retur dari pelanggan. Cukup dengan melihat riwayat penjualan untuk bisa memproses retur pelanggan tersebut. 

Pengadaan lebih efektif dengan defekta

Sangat penting bagi pemilik/pegawai apotek untuk mengetahui stok minimum barang (buffer stock) dan jangka waktu lead time. Sehingga kamu dapat melakukan pemesanan barang di waktu yang tepat. Disarankan apotek punya stok minimal untuk 3 hari dan maksimal 10 hari, hingga stok barang berikutnya datang. 

Lalu, pencatatan daftar obat yang harus dipesan untuk memenuhi kebutuhan stok apotek ada di defekta. Saat kamu menggunakan software apotek seperti Farmacare, sudah tersedia fitur defekta di dalamnya. 

Adanya defekta membuat pengadaan obat jadi lebih efektif. Kenapa? Ya, karena di dalam defekta ada informasi jumlah stok minimal masing-masing barang, sisa stok barang, beserta analisis pareto. Perhitungannya didapat secara otomatis dari histori penjualan di apotek. Sehingga terlihat daftar barang yang harus dipesan atau diprioritaskan untuk dipesan ke PBF. 

Nah, ketika pengadaan barang dapat dilakukan dengan efektif, dapat menghindari terjadinya out of stock ataupun dead stock di apotek.         

Penyimpanan barang lebih terstruktur dengan metode FEFO

Pengelolaan sediaan farmasi di apotek yang baik bisa dimulai dengan melakukan penyimpanan barang dengan metode FEFO (First Expired First Out). Kenapa? Ya, apotek punya tanggung jawab untuk melakukan pendistribusian obat yang mutu dan kualitasnya terjamin. Termasuk tidak boleh menjual obat-obatan yang sudah kadaluarsa. 

Penyimpanan barang dengan metode FEFO dapat mencegah pegawai apotek menyerahkan obat yang kadaluarsa ke pelanggan. Penting untuk menempatkan barang dengan tanggal ED terdekat di urutan paling depan. Lalu, sistem software apotek akan otomatis mengeluarkan barang dengan tanggal ED terdekat lebih dulu. Sehingga ada sinkronisasi antara stok di sistem dengan real stock di apotek. 

Baca juga: FIFO, FEFO, LIFO: Apa Metode yang Cocok untuk Manajemen Operasional Apotek?

Bahkan, ada notifikasi bila terdapat stok barang yang dalam 3 - 6 bulan ke depan akan kadaluarsa. Dengan begitu, bisa kamu jual lebih dulu atau segera diretur ke PBF.     

Pantau apotek dari mana saja sambil liburan 

Agar apotek tetap buka saat libur panjang Idul Fitri, cukup satu pegawai yang secara bergantian menjaga apotek sesuai jadwal piketnya. Sedangkan kamu sebagai pemilik atau pegawai apotek yang sedang tidak berada di apotek, tetap bisa memantau apotek lewat smartphone masing-masing dari jarak jauh. 

Seluruh transaksi penjualan dan pembelian akan tercatat pada sistem secara real time. Jika pegawai yang sedang piket jaga menghadapi kesulitan dan membutuhkan bantuan, kamu tidak harus datang ke apotek dan bisa tetap membantu dari jarak jauh. 

Informasi terkait total omset harian, berapa banyak pelanggan yang datang ke apotek, dan daftar obat apa saja yang terjual setiap harinya, bisa dipantau hanya dengan mengunduh aplikasi apotek di smartphone kamu. 

Dijamin anti ribet dan lebih transparan. Ditinggal libur panjang tak masalah, liburan pun jadi lebih menyenangkan. Yuk, daftar Uji Coba Gratis Farmacare sekarang!