Setiap apotek selalu menginginkan selisih stock opname di apotek yang minim. Namun, tidak semua berjalan sesuai keinginan. Masalah umum sering terjadi yaitu ketika ada ketidakcocokan jumlah stok barang pada sistem (database) dengan stok barang fisik di apotek ketika dilakukan stock opname. Namun, semakin sering apotek melakukan stock opname, selisih juga dapat diminimalisir. 

Tapi sebenarnya apa, sih, penyebab terjadinya selisih stock opname di apotek? Dan, bagaimana tips mengatasinya? Yuk, simak ulasan berikut!

Penyebab terjadi selisih stock opname di apotek

Selisih stok ketika stock opname bisa menjadi hal fatal bila kamu tidak segera mengatasinya. Sebelum mampu mengatasinya, kamu bisa cari tahu dulu penyebabnya di bawah ini!   

Manajemen stok yang tidak akurat

Ketika kamu masih melakukan manajemen stok secara manual, sering kali pencatatan stok tertunda ketika ada barang masuk dan keluar. 

Belum lagi bila apotek tidak hanya berjualan secara offline, tapi juga berjualan di marketplace atau channel penjualan lain yang belum terintegrasi satu sama lain. Pencatatan stok sering kali jadi tidak efektif.

Ditambah apotek tidak punya jadwal stock opname yang terjadwal. Sehingga pencocokan stok fisik dengan stok di sistem jarang dilakukan. Ketika ada stok yang hilang atau dicuri, apotek pun tidak segera mengetahuinya. 

Baca juga: Akurasi Pencatatan Stok, Kunci Suksesnya Manajemen Stok

Sering menunda input faktur pembelian

Ketika ada barang datang, pegawai apotek harus segera menginput faktur pembelian, memperbarui stok barang baru, beserta tanggal kedaluarsa dan nomor batch obat satu per satu. 

Sering kali proses ini tertunda karena pegawai apotek harus melayani pasien atau pelanggan yang datang. Penundaan ini membuat pencatatan stok menjadi kurang akurat. 

Belum lagi bila ada barang pesanan yang tidak datang. Kamu nggak akan aware bila tidak melakukan pencocokan barang dengan faktur pembelian. Baru sadar ketika ada pelanggan datang mencari obat tersebut. 

Tidak memanfaatkan sistem digital

Pencatatan stok yang dilakukan secara manual, memang menjadi tantangan tersendiri. Kamu punya lebih banyak pekerjaan yang membuat jalannya operasional bisnis apotek jadi tidak efisien. Risiko terjadinya human error juga lebih besar. 

Itu mengapa, digitalisasi pengelolaan stok barang sangat membantu agar pencatatan stok lebih akurat karena adanya otomatisasi dan integrasi. 

Baca juga: Tinggalkan Cara Lama, Saatnya Beralih Menggunakan Software Apotek

Contoh saat ada barang keluar, jumlah stok di kartu stok digital akan ter-update otomatis. Lalu, saat ada barang baru datang dan kamu menginput faktur pembelian, stok barang baru akan terinput otomatis. 

Kamu juga sudah tak perlu melakukan stock opname secara manual, sehingga prosesnya lebih mudah dan cepat. Pegawai apotek pun tidak akan keberatan bila sering melakukannya. 

Tips mengatasi selisih stock opname di apotek

Ada cara yang bisa kamu lakukan untuk meminimalisir terjadinya selisih saat stock opname di apotek, yaitu:

Melakukan penataan barang dengan benar

Jika barang sudah ditata dengan baik di rak penyimpanan, disusun berdasarkan kategori dan metode alfabetis, akan memudahkan kamu saat proses stock opname. Sebaiknya juga, apotek memiliki SOP (Standar Operasional Prosedur) penataan barang yang harus dipatuhi seluruh pegawai. 

Misal, standar pengelompokkan barang berdasarkan kelas terapi (obat analgesik, antihipertensi, dll.), berdasarkan sistem FEFO (First Expired First Out), berdasarkan bentuk sediaan (tablet, sirup, salep, dll.), atau berdasarkan peraturan (golongan obat narkotika, psikotropika, dll). 

Ketika penataan stok barang lebih teratur, pegawai bisa sering melakukan pengecekan di luar jadwal stock opname. Sehingga saat jadwalnya stock opname, selisih barang jadi lebih sedikit.   

Memberi tanda pada setiap rak

Semakin sering pegawai apotek melakukan perhitungan stok fisik dan mencocokannya dengan stok di sistem, semakin kecil selisih stock opname di apotek. 

Nah, untuk mempermudah kamu melakukan perhitungan dan pencocokan stok, beri tanda berupa label atau stiker pada rak barang. Sehingga bila ada barang yang tercecer atau terpisah dari tempatnya, kamu bisa langsung mengetahuinya. 

Pemberian label juga bisa dilakukan pada barang yang sudah dilakukan stock count. Stock count adalah pengambilan sampling produk paling laris/punya nilai penjualan tinggi/produk yang mewakili lokasi penempatan berbeda.

Baca juga: Agar Kerja Manajemen Stok Tak Sia-Sia, Lakukan Hal Ini!

Susun jadwal satu bulan dengan 100 item sampel yang berbeda-beda secara bergiliran untuk masing-masing kategori yang mewakilinya. Stock count disarankan dilakukan sebanyak 1 - 2 kali dalam seminggu.

Rutin melakukan stock opname

Selain stock count, kamu tetap harus rutin melakukan stock opname paling tidak enam bulan sekali. Stock opname akan menghitung stok barang di apotek secara keseluruhan. Yang membuat pencatatan stok di apotek jadi lebih akurat.

Semakin sering kamu melakukannya, semakin kecil potensi terjadinya selisih stok. Ketika selisih stok kecil, kamu bisa melakukan pengadaan barang dengan lebih efektif. Potensi apotek membeli barang yang tidak dibutuhkan pun, menjadi kecil. 

Stock opname bisa dilakukan lebih mudah dengan bantuan aplikasi software apotek. Sehingga kamu tidak perlu melakukannya lagi dengan cara manual sampai harus tutup toko. 

Kamu hanya perlu mencocokkan stok di kartu stok digital dengan stok fisik di apotek. Histori barang yang sudah dilakukan stock opname juga bisa kamu lacak. 

Jika ada barang masuk atau keluar, akan otomatis memperbarui stok terbaru hasil stock opname. Jadi, stock opname bisa dilakukan tanpa harus tutup apotek.   

Baca juga: Beda Cara Stock Opname Manual vs Aplikasi Apotek

Otomatisasi penyesuaian stok barang

Ketika kamu memanfaatkan aplikasi software apotek, update stok barang masuk dan keluar apotek akan dilakukan otomatis. Kamu tidak perlu lagi memperbarui kartu stok secara manual satu per satu. So, selisih stock opname di apotek dapat diminimalisir. 

Tidak hanya itu, ketika kamu memanfaatkan fitur Farmacare Order, kamu bisa langsung melakukan pengadaan barang di satu aplikasi yang sama. Di dalamnya ada banyak pilihan distributor (PBF). Pilih yang menawarkan harga paling kompetitif, punya ketersediaan stok memadai, dan kecepatan waktu pengiriman.

Nah, setelah barang pesanan sampai di apotek, kamu juga tidak perlu lagi menginput faktur pembelian satu per satu ke aplikasi software apotek karena semuanya sudah terintegrasi. Faktur pembelian akan tercatat otomatis pada sistem, beserta pembaruan stok terbaru. Tutorial penerimaan barang dan otomatis masuk stok, bisa kamu simak melalui YouTube Farmacare ID.

Kamu juga akan langsung mengetahui bila ada barang pesanan yang tidak berhasil terpenuhi. Sehingga kamu dapat segera memesan kembali di distributor lain, kapan saja dan dari mana saja. 

Jika ingin dapatkan banyak manfaat tersebut, yuk, langsung daftar Farmacare Order sekarang juga!   

Referensi:

Tima Ginee. 9 November 2022. Ini 6 Penyebab Selisih Stock Opname dan Cara Mengatasinya!. Ginee.com: https://bit.ly/3Q4lxqs